صوّرت فواتير الشهر عشوائيًا، كيف أرتبها حسب التاريخ قبل جمعها في PDF للمحاسب؟
رتّبها داخل الأداة نفسها قبل أن تضغط «إنشاء PDF»: كل صورة تصبح صفحة واحدة بالترتيب الظاهر في القائمة، وأزرار «تحريك للأعلى» و«تحريك للأسفل» تنقل أي فاتورة إلى مكانها الصحيح. ما تراه في القائمة هو ما سيراه المحاسب في الملف.
لماذا يهم الترتيب قبل الإنشاء لا بعده؟
المحاسب يقرأ الملف من أوله إلى آخره ويطابق كل فاتورة مع كشف الحساب. إذا جاءت فاتورة الخامس والعشرين قبل فاتورة الثالث فسيضطر إلى القفز بين الصفحات، وقد يسألك عن فاتورة موجودة لكنها في غير مكانها. ترتيب الصور في القائمة يأخذ دقيقة، أما إعادة ترتيب صفحات ملف جاهز فخطوة إضافية بأداة أخرى.
في تحويل الصور إلى PDF يظهر فوق الصور عنوان «الصور بالترتيب الذي ستظهر به»، وبجانب كل صورة رقمها في القائمة وصورة مصغرة واسمها وأبعادها وحجمها. الرقم الأول هو الصفحة الأولى، والرقم الأخير هو الصفحة الأخيرة، بلا استثناء.
الخطوات مع أربع عشرة فاتورة مثلًا
- اختر كل صور الفواتير دفعة واحدة من معرض الجوال. تظهر في القائمة بالترتيب الذي أعطاك إياه المتصفح، وهو غالبًا ليس ترتيب التواريخ.
- افتح الصور المصغرة واحدة واحدة، أو اقرأ أسماء الملفات إن كان جوالك يسميها بوقت التصوير، وحدد أقدم فاتورة.
- استخدم «تحريك للأعلى» حتى تصل أقدم فاتورة إلى الموضع الأول. تكتب الأداة في شريط الحالة رسالة مثل: نُقلت الصورة إلى الموضع 1 من 14.
- كرر ذلك مع الفاتورة التالية حتى تصبح القائمة من الأقدم إلى الأحدث.
- احذف الصور المكررة أو اللقطة التي صورتها مرتين بسبب الاهتزاز، ثم اضغط «إنشاء PDF» وراجع المعاينة صفحة صفحة.
حيلة توفر عليك التحريك الكثير
كلما قل عدد النقلات قل احتمال الخطأ. قبل الاختيار، أعد تسمية الصور في مدير الملفات بتاريخ الفاتورة في أول الاسم مثل 03 و07 و15، أو صوّر الفواتير أصلًا بترتيب تاريخها في المرة القادمة. بعض المتصفحات تعرض الملفات المختارة بترتيب أسمائها، فتصل القائمة شبه مرتبة ولا يبقى إلا تصحيح صورة أو اثنتين.
ماذا لو غيرت الترتيب بعد إنشاء الملف؟
أي تغيير في القائمة أو في الإعدادات بعد الإنشاء يلغي الملف السابق فورًا، وتظهر رسالة تقول إن الإعدادات أو قائمة الصور تغيرت وإن عليك الضغط على «إنشاء PDF» من جديد. هذا مقصود: لا يمكن أن تنزّل بالخطأ ملفًا قديمًا لا يطابق ما تراه على الشاشة.
وإذا كان الملف قد وصل للمحاسب ثم اكتشفت خطأ في الترتيب، فلا تحتاج إلى البدء من الصفر. الصفحات الموجودة داخل ملف PDF تُرتب بأداة ترتيب صفحات PDF، أما هذه الأداة فترتب الصور قبل أن تصبح صفحات.
فواتير من أكثر من مصدر
أحيانًا تكون بعض فواتير الشهر صورًا من الجوال وبعضها ملفات PDF أرسلها المورد بالبريد. أنشئ ملف الصور مرتبًا أولًا، ثم اجمعه مع ملفات الموردين عبر دمج ملفات PDF بالترتيب الذي يناسب المحاسب. الحد المختبر هنا 20 صورة في الملف الواحد، وهو يكفي معظم الشهور.
أسئلة شائعة
هل تحفظ الأداة ترتيبي إن أغلقت الصفحة؟
لا. القائمة تعيش في الصفحة المفتوحة فقط، فأنشئ الملف ونزّله قبل الإغلاق.
هل يغير الترتيب شيئًا في جودة الصور؟
لا، التحريك يغير موضع الصفحة فقط. الصور تُدرج بالطريقة نفسها أيًا كان مكانها.
كيف أتأكد أن الترتيب صحيح قبل الإرسال؟
بعد الإنشاء تظهر معاينة للصفحات مع اختيار رقم الصفحة، فراجع تاريخ كل فاتورة بسرعة قبل التنزيل.