مسحت إيصالات الشهر بدون ترتيب، كيف أرتبها حسب التاريخ بأسرع طريقة؟
اقرأ التواريخ من الصور المصغرة، ثم اضغط «إلى النهاية» على أقدم إيصال، ثم الذي يليه، وهكذا. كل إيصال تضغطه يذهب إلى آخر الصف، فبعد آخر ضغطة يصبح الملف كله مرتبًا بالتاريخ من أوله. هذه الطريقة أسرع من السحب، وتعمل على شاشات اللمس ومن لوحة المفاتيح.
لماذا «إلى النهاية» وليس السحب؟
حين ترتب بالسحب، عليك في كل مرة أن تحسب أين يجب أن يقع الإيصال بين ما رتبته سابقًا، وأن تفلته في المكان الدقيق. مع 30 إيصالًا يتراكم الخطأ. أما مع زر «إلى النهاية» فلا تحتاج إلى أي حساب: كل ما عليك أن تجد الإيصال التالي في التاريخ وتضغط زره. الإيصالات التي لم تضغطها بعد تتجمع في أول الملف، والمرتبة تتراكم خلفها بالترتيب.
ملف من 3 إيصالات بترتيب المسح: الصفحة 3، ثم 1، ثم 2، أي أن التواريخ مبعثرة.
اضغط «إلى النهاية» على الصفحة 1 صاحبة أقدم تاريخ، ثم على الصفحة 2، ثم على الصفحة 3.
الترتيب الجديد يصبح 1، 2، 3، مرتبًا من الأقدم إلى الأحدث.
الخطوات لملف من شهر كامل
- افتح إعادة ترتيب صفحات PDF واختر ملف الإيصالات.
- مرر على الصور المصغرة واكتب على ورقة رقم كل صفحة مع تاريخ الإيصال فيها، ثم رتب هذه القائمة بالتاريخ. هذه الدقيقة توفر عليك البحث لاحقًا.
- ابدأ من أقدم تاريخ في قائمتك واضغط «نقل الصفحة ... إلى النهاية» على صفحته.
- انتقل إلى التاريخ التالي في القائمة واضغط زر صفحته بالطريقة نفسها، حتى آخر إيصال.
- راجع سطر «الترتيب الجديد» فيجب أن يطابق قائمتك، ثم اضغط «تنزيل بالترتيب الجديد».
نصائح للإيصالات تحديدًا
- إيصالات حرارية باهتة قد تكون تواريخها صعبة القراءة في الصورة المصغرة. افتح الملف في قارئ PDF وكبّر تلك الصفحة لتقرأ التاريخ.
- إن كان إيصالان في اليوم نفسه، فرتبهما بالوقت المطبوع عليهما إن وجد، أو اترك ترتيبهما كما هو.
- إن كانت بعض الإيصالات مقلوبة أو مائلة، فالترتيب لا يغير اتجاه الصفحات. دوّرها قبل الترتيب أو بعده.
- على لوحة المفاتيح انتقل بمفتاح Tab إلى زر الصفحة واضغط Enter، ويبقى التركيز على الصفحة بعد انتقالها.
بعد الترتيب
الملف المرتب بالتاريخ أسهل بكثير عند مراجعته مع المحاسب أو عند مطابقة كل إيصال مع كشف الحساب. وإن أردت أيضًا ملخصًا بالأرقام، فأدخل مبالغ الإيصالات وتواريخها وفئاتها في ملخص المصروفات لتحصل على مجموع كل شهر وكل فئة.
أسئلة شائعة
هل تتغير جودة الإيصالات الممسوحة بعد الترتيب؟
لا، الصفحات تنتقل كما هي دون إعادة ضغط، فتبقى بدقة المسح نفسها.
هل أستطيع ترتيب إيصالات من عدة ملفات؟
اجمع الملفات أولًا في ملف واحد عبر أداة دمج PDF، ثم رتّبه بهذه الطريقة.