عندي ملف واحد فيه فواتير 5 عملاء كل فاتورة صفحتان، كيف أفصل فاتورة كل عميل في ملف؟

لماذا يحدث هذا أصلًا؟

كثير من أنظمة المحاسبة والمتاجر مثل سلة وزد تتيح طباعة أو تصدير عدة فواتير دفعة واحدة، فتخرج كلها في ملف PDF واحد مرتبة خلف بعضها. هذا مريح للأرشيف، لكنه غير مناسب حين تريد أن ترسل لكل عميل فاتورته وحده. إرسال الملف كاملًا يعني أن كل عميل يرى أسماء وعناوين ومبالغ العملاء الآخرين، وهذا خطأ لا يُغتفر في التعامل مع بيانات الناس.

الخطوات بالتفصيل

1. افتح تقسيم PDF واختر ملف الفواتير. سيظهر عدد صفحاته، وفي مثالنا 10 صفحات.
2. اختر طريقة التقسيم «ملف لكل نطاق». في هذا الوضع كل نطاق بين فاصلتين يصبح ملفًا مستقلًا.
3. اكتب: ⁦1-2⁩, ⁦3-4⁩, ⁦5-6⁩, ⁦7-8⁩, ⁦9-10⁩
4. راجع سطر المعاينة أسفل الحقل. يجب أن يقول إن الناتج ملف ZIP فيه 5 ملفات ومجموع صفحاتها 10.
5. اضغط «تقسيم وتنزيل»، ثم افتح ملف ZIP وأعد تسمية كل ملف باسم العميل قبل إرساله.

إذا لم تكن كل الفواتير بالطول نفسه

في الواقع قد تكون فاتورة عميل صفحة واحدة وأخرى ثلاث صفحات لأن طلبه أطول. الأداة لا تفترض طولًا ثابتًا، فأنت تكتب حدود كل فاتورة كما هي. مثلًا لفواتير أطوالها 2 و1 و3 صفحات تكتب ⁦1-2⁩, 3, ⁦4-6⁩. قبل الكتابة تصفح الملف في قارئ PDF وسجّل الصفحة التي تبدأ عندها كل فاتورة، فهي عادة الصفحة التي يظهر فيها رقم فاتورة جديد واسم عميل جديد.

وإذا كتبت رقمًا أكبر من عدد صفحات الملف، أو نطاقًا مقلوبًا مثل ⁦4-3⁩، تظهر رسالة خطأ ولا يبدأ التنزيل، فلا يخرج ملف ناقص دون أن تنتبه.

قبل أن ترسل الفواتير

• افتح كل ملف ناتج وتأكد أن الصفحة الأولى فيه تحمل اسم العميل الصحيح، فخطأ بسيط في النطاق يرسل فاتورة لشخص آخر.
• سمِّ الملف باسم واضح مثل رقم الفاتورة واسم العميل، لأن الاسم التلقائي يصف أرقام الصفحات فقط.
• إن كانت فواتيرك تصدر من منشئ الفواتير الأساسي فكل فاتورة تُنزَّل ملفًا مستقلًا أصلًا، والتقسيم يفيدك مع الملفات المجمعة القادمة من أنظمة أخرى.
• الفواتير المستخرجة نسخ للقراءة والطباعة، والتوقيع الرقمي إن وُجد في الملف الأصلي لا يبقى صالحًا فيها.