كيف أجمع لقطات شاشة محادثة مع عميل في ملف PDF واحد مقروء أرسله لدعم المنصة؟
اختر «الصفحة بمقاس الصورة» واجعل الهامش 0. بهذا تأخذ كل صفحة شكل لقطة الشاشة نفسها، فتبقى الكتابة كبيرة كما هي على الجوال، بدل أن تنكمش في وسط صفحة A4 بفراغ أبيض عريض على الجانبين. رتّب اللقطات من الأقدم إلى الأحدث قبل الإنشاء.
لماذا تبدو اللقطات صغيرة على A4؟
لقطة شاشة من جوال حديث قد تكون 1170 × 2532 بكسل، أي أطول من عرضها بأكثر من مرتين. صفحة A4 أقصر من ذلك بكثير نسبيًا. عند «احتواء كامل» مع هامش 10 مم تتقيد الصورة بارتفاع الصفحة، فتُرسم بمقاس 362.83 × 785.2 نقطة على صفحة عرضها 595.28. أي أن أكثر من ثلث عرض الصفحة يبقى فارغًا، والنص ينكمش بالنسبة نفسها. موظف الدعم سيضطر إلى التكبير في كل صفحة.
الإعداد الأنسب للمحادثات
في تحويل الصور إلى PDF اختر «الصفحة بمقاس الصورة» والهامش 0. عند الدقة المقترحة 150 DPI تصبح لقطة 1170 × 2532 صفحة بمقاس 561.6 × 1215.36 نقطة، أي نحو 198 × 429 مم. عرض الصفحة قريب من عرض A4، لكن طولها يتبع اللقطة، فيُعرض النص عند فتح الملف بحجم مقروء دون تكبير. الصفحات لن تكون بحجم ورقة مطبوعة، لكن ملف الدعم يُقرأ على الشاشة لا على الورق.
الخطوات
- خذ لقطات تغطي المحادثة كاملة، مع تداخل بسيط بين كل لقطة والتي بعدها حتى لا تضيع رسالة بينهما.
- إن أردت صفحات أنظف، قص شريط الحالة العلوي ولوحة المفاتيح عبر قص الصور، واحتفظ بالتاريخ والوقت الظاهرين في المحادثة.
- أضف اللقطات إلى أداة التحويل ورتّبها زمنيًا بأزرار التحريك. أسماء لقطات الشاشة تحمل الوقت غالبًا، وهذا يساعدك.
- اختر «الصفحة بمقاس الصورة» واكتب الهامش 0، واترك الدقة 150.
- أنشئ الملف وراجع المعاينة: هل كل رسالة ظاهرة؟ هل الترتيب صحيح؟ ثم نزّله وأرفقه في تذكرة الدعم.
ما الذي يجعل الملف مقنعًا لفريق الدعم؟
- اللقطة الأولى تُظهر اسم العميل أو رقم الطلب في أعلى المحادثة، حتى يعرف الموظف من الطرف الآخر.
- الترتيب الزمني بلا فجوات، لأن فجوة واحدة قد تجعل الموظف يطلب المحادثة كاملة من جديد.
- عدم تعديل محتوى اللقطات. القص من الأطراف مقبول، أما إخفاء رسائل من الوسط فقد يضعف موقفك.
- اسم ملف واضح يحمل رقم الطلب، مثل محادثة الطلب 4582.
عن حجم الملف والخصوصية
لقطات الشاشة تُحفظ غالبًا بصيغة PNG، وهي تُدرج في الملف بلا فقد، فتبقى الحروف حادة. عشرون لقطة قد تعطيك ملفًا بعدة ميغابايت، فإن كان لنموذج الدعم حد لحجم المرفق، فحوّل اللقطات إلى JPEG بجودة عالية قبل التحويل. وتذكر أن اللقطات قد تحتوي رقم هاتف العميل أو عنوانه، فأرسل الملف فقط عبر قناة الدعم الرسمية للمنصة.
أسئلة شائعة
هل يستطيع موظف الدعم البحث في نص المحادثة داخل الملف؟
لا، الصفحات صور والأداة لا تتعرف على النص. الترتيب الواضح هو ما يسهل عليه القراءة.
هل أستعمل A4 إن كان الدعم سيطبع الملف؟
إن كانت الطباعة مطلوبة فعلًا فاختر A4 و«احتواء كامل»، مع قبول أن النص سيكون أصغر.
ماذا لو كانت اللقطات بأطوال مختلفة؟
لا مشكلة، كل صفحة تأخذ طول لقطتها، والقراءة على الشاشة تبقى متصلة.