ما الرقم الذي أضعه كتنبيه لانخفاض المخزون في تطبيق المخزون أو جدول البيانات؟
ضع نقطة إعادة الطلب بالقطع الكاملة، كما تقرّبها الحاسبة إلى الأعلى. بهذا يصلك التنبيه وما زال لديك ما يكفي لتغطية المبيعات أثناء مدة التوريد ومعه مخزون الأمان. لكن انتبه لأمرين: إن كان نظامك ينبه على مخزون الرف وحده فهو لا يرى ما في الطريق، والرقم لا يتحدث وحده حين يتغير البيع أو المورد.
من الحاسبة إلى خانة التنبيه
معظم تطبيقات المخزون ولوحات المتاجر تتيح حدًا أدنى لكل منتج يرسل تنبيهًا حين ينخفض المخزون تحته، وفي جدول البيانات يمكنك عمل الشيء نفسه بتنسيق شرطي يلوّن الخلية. السؤال دائمًا: أي رقم؟ كثيرون يضعون رقمًا دائريًا مثل 50 أو 100 لكل المنتجات، وهذا يعني أن المنتج السريع ينبهك متأخرًا والبطيء ينبهك مبكرًا جدًا.
مثال: رقم التنبيه لمنتج واحد
تبيع 8 قطع في اليوم، والمورد يحتاج 12 يومًا، ومخزون الأمان 30 قطعة.
الطلب خلال مدة التوريد 8 × 12 = 96، ونقطة إعادة الطلب 96 + 30 = 126 قطعة. ضع 126 كحد للتنبيه.
إن أصبح المورد يحتاج 16 يومًا: 8 × 16 = 128، والنقطة 128 + 30 = 158 قطعة. يجب رفع التنبيه إلى 158.
إن كان البيع اليومي بكسر، مثل 7.4 قطعة: النقطة 118.8، والحاسبة تعرض سطر القطع الكاملة 119. ضع 119 لا 118.
لاحظ المثال الثاني: أربعة أيام زيادة في التوريد رفعت الحد 32 قطعة. لو بقي التنبيه على 126، فسيصلك وأنت متأخر أربعة أيام من البيع، أي أن مخزون الأمان سيبدأ بالنفاد في الانتظار العادي.
لماذا القطع الكاملة مقرّبة للأعلى؟
لأن تطبيقات المخزون تتعامل بالقطع، والتنبيه عند 118 يعني أنه يصلك بعد أن نزلت تحت النقطة الحقيقية 118.8. الحاسبة تقرّب للأعلى عمدًا، وتكتب لك: لا يمكن تخزين جزء من وحدة، فاطلب عندما يصل المخزون إلى 119 وحدة. استخدم هذا الرقم كما هو.
الخطوات
- لكل منتج، أدخل البيع اليومي ومدة التوريد ومخزون الأمان في حاسبة نقطة إعادة الطلب.
- خذ سطر القطع الكاملة إن ظهر، أو نقطة إعادة الطلب نفسها إن كانت عددًا صحيحًا.
- ضعه كحد التنبيه للمنتج في تطبيقك أو جدولك.
- إن كان تطبيقك يستورد حدود التنبيه من ملف، فجهّز جدولًا بعمودين: رمز المنتج والحد. وإن احتاج التطبيق صيغة JSON بدل CSV، فيمكنك التحويل بينهما عبر محوّل CSV و JSON.
- ضع تذكيرًا شهريًا لإعادة الحساب، لأن الحاسبة لا تحدّث الرقم وحدها.
تنبيه الرف وحده لا يرى الطلبيات المفتوحة
أغلب التنبيهات تعمل على المخزون المسجل على الرف. إن كانت عندك طلبية في الطريق، فالتنبيه سيصلك مع أن الطلبية تغطيك، وقد تطلب مرتين. قبل أن ترسل طلبًا جديدًا عند التنبيه، أضف إلى مخزون الرف ما طلبته ولم يصل، وقارن المجموع بالحد. وإن كان المجموع تحت الحد، أرسل الطلبية عبر منشئ أوامر الشراء.
أسئلة شائعة
هل أضع التنبيه أعلى قليلًا من النقطة احتياطًا؟
مخزون الأمان هو الاحتياط، فلا حاجة لاحتياط فوقه. إن شعرت أنك تحتاج أكثر، فارفع مخزون الأمان في الحاسبة نفسها حتى يبقى الحساب واضحًا.
كم مرة أحدّث رقم التنبيه؟
كلما تغير البيع اليومي أو مدة التوريد بشكل ملحوظ، وفي المواسم. تذكير شهري بسيط يكفي أغلب المتاجر الصغيرة.