أرسل صفحة الفاتورة للعميل كملف PDF مستخرج أم كصورة JPG؟ أيهما أنسب؟
للفاتورة التي قد يحفظها العميل أو يطبعها أو يقدمها لقسم المحاسبة عنده، صفحة PDF المستخرجة أنسب: نصها قابل للتحديد والنسخ وتطبع بوضوح بأي مقاس. الصورة JPG تظهر مباشرة في المحادثة، لكنها صورة للصفحة، فاستخدمها حين تكون المعاينة السريعة أهم من مستند قابل للطباعة.
السيناريو
طلب عميل برقم 1043 من متجرك، وملف الطلب order-1043.pdf من 4 صفحات: ملخص الطلب، ثم الفاتورة في الصفحة 2، ثم سياسة الاستبدال، ثم ملصق الشحن. العميل طلب الفاتورة فقط. السؤال: بأي شكل ترسلها؟
ما يحتاجه العميل من الفاتورة عادة
- أن ينسخ رقم الفاتورة أو المبلغ أو الرقم الضريبي بدقة، دون أن يعيد كتابته من صورة ويخطئ في رقم.
- أن يطبعها بمقاس A4 نظيفة إن طلبتها جهة عمله.
- أن يحفظها في مجلد الفواتير ويجدها لاحقًا بالبحث عن اسم المتجر.
- أن يرفعها إلى نظام مصروفات أو منصة تطلب ملف PDF تحديدًا.
كل هذه الاحتياجات يلبيها ملف PDF، لأن النص فيه نص حقيقي. الصورة لا تلبي منها شيئًا بشكل موثوق.
استخراج صفحة الفاتورة
- افتح تقسيم PDF واختر order-1043.pdf.
- اختر «استخراج في ملف واحد» واكتب 2.
- اضغط «تقسيم وتنزيل» فتحصل على order-1043-pages-2.pdf، وفيه صفحة الفاتورة وحدها.
- أرسله للعميل في البريد أو واتساب كمستند.
ومتى تكون الصورة أنسب؟
حين يسألك العميل في المحادثة: هل صدرت الفاتورة؟ ويكفيه أن يرى المبلغ بلمحة دون فتح مرفق. أو حين ترسل تأكيدًا سريعًا مع رسالة شكر. في هذه الحالات حوّل الصفحة إلى صورة عبر تحويل PDF إلى صور، ويمكنك إرفاق ملف PDF معها لمن يريد الأصل. لا تستخدم لقطة الشاشة، لأنها أقل وضوحًا وتلتقط معها عناصر من الشاشة.
تنبيه يخص الفاتورة نفسها
الاستخراج لا يغير شيئًا في محتوى الفاتورة، فلا يضيف إليها أي صفة رسمية ولا يزيلها. إن كان الملف الأصلي موقعًا رقميًا فالتوقيع لا يبقى صالحًا في الصفحة المستخرجة، وإن كانت الجهة تطلب الملف الأصلي كما صدر من نظامك فأرسله كاملًا.
أسئلة شائعة
أيهما أصغر حجمًا؟
يعتمد على الصفحة ودقة الصورة. صفحة فاتورة نصية كملف PDF عادة صغيرة، والصورة عالية الدقة قد تكون أكبر منها.
هل يرى العميل بقية صفحات الطلب؟
لا، الملف المستخرج لا يحتوي إلا الصفحة 2.