أقدر أحسب الساعات بمعادلة في إكسل، وش الفرق عن الحاسبة؟

الفخ الأول: الوردية الليلية

في إكسل تُخزن الأوقات ككسور من اليوم. الساعة 22:00 تساوي تقريبًا 0.917، والساعة 06:00 تساوي 0.25. فإذا كتبت =B2-A2 لوردية تبدأ 22:00 وتنتهي 06:00 خرج رقم سالب، وإكسل يعرضه علامات ##### في خلية الوقت. الحل المعروف =MOD(B2-A2,1) ثم طرح الاستراحة، وكثيرون ينسونه في صف واحد فقط فيفسد المجموع كله.

في الحاسبة تكتب 22:00 و06:00 واستراحة 60، فيظهر 7:00 مع وسم «اليوم التالي». القاعدة ثابتة: النهاية الأبكر من البداية تعني اليوم التالي، دون معادلة تتذكرها.

الفخ الثاني: 7:30 ليست 7.30

خلية تعرض 7:30 تحمل في الحقيقة القيمة 0.3125، أي جزءًا من يوم. لو ضربتها في أجر الساعة مباشرة ستحصل على مبلغ صغير جدًا. يجب أن تضربها في 24 أولًا لتصبح 7.5 ساعة، ثم في الأجر. ومن يتجنب ذلك بكتابة الساعات يدويًا كأرقام عشرية يقع في فخ آخر: يكتب 7.30 وهو يقصد سبع ساعات ونصفًا، فيخسر الموظف 12 دقيقة.

الفخ الثالث: المجاميع فوق 24 ساعة

إذا جمعت ساعات أسبوع في خلية بتنسيق h:mm، فإكسل يعرض الباقي بعد كل 24 ساعة. أسبوع مجموعه 39:10 قد يظهر 15:10 ما لم تغير التنسيق إلى [h]:mm. الحاسبة لا تلف الساعات أبدًا، فالمجموع يظهر 39:10 كما هو.

الفخ الرابع: جمع الكسور المقربة

لنأخذ موظفًا يداوم خمسة أيام من 08:10 إلى 16:00 بأجر 30 ريالًا. كل يوم 7:50، وبالكسر العشري 7.83 بعد التقريب. من يضرب ⁦7.83 × 5 × 30⁩ يحصل على 1,174.50 ريالًا. الحاسبة تجمع الدقائق الكاملة، 39:10، وتضربها في الأجر وتقرب مرة واحدة، فتعطي 1,175.00 ريالًا. الفرق 50 هللة في أسبوع لموظف واحد، ويكبر مع عدد الموظفين والأسابيع.

متى تفضّل إكسل

• حين تحتاج جدولًا لعدة موظفين في ملف واحد، والحاسبة تعمل على جدول واحد في كل مرة.
• حين يكون عندك نظام ساعات إضافية أسبوعي أو علاوة ليلية، فالحاسبة لا تطبق إلا حدًا يوميًا لكل صف.
• حين تريد رسومًا بيانية أو تقارير شهرية مقارنة.

والجمع بين الاثنين عملي: احسب في حاسبة ساعات العمل لتضمن الأرقام، ثم نزّل ملف CSV وافتحه في إكسل لتبني عليه ما تريد. الملف يحمل الساعات بصيغة س:د وبالكسر العشري لكل يوم، فلا تحتاج أن تعيد كتابة أي معادلة للوقت.