أرسل كشف الساعات للموظف يوقّع عليه بصيغة PDF ولا أرسله للمحاسب CSV؟
الاثنان معًا، لأن كل ملف يخدم شخصًا مختلفًا. ملف PDF يعرض كل يوم بوقت بدايته ونهايته واستراحته وساعاته، وينتهي بالمجاميع، فيناسب الطباعة والتوقيع. وملف CSV يحمل الصفوف نفسها لجدول الرواتب عند المحاسب. والملفان يُبنيان من الجدول نفسه، فلا يمكن أن يختلفا في رقم.
ماذا يوجد في كل ملف
لنأخذ أسبوعًا لموظف: خمسة أيام من 08:00 إلى 17:00 مع استراحة 30 دقيقة، بأجر 35 ريالًا للساعة. كل يوم 8:30، والأسبوع 42:30، أي 42.50 ساعة، والأجر 1,487.50 ريالًا.
في ملف PDF: عنوان «ملخص ساعات العمل»، ثم جدول فيه لكل يوم التاريخ والبداية والنهاية وعمود «اليوم التالي» والاستراحة بالدقائق والساعات بصيغة س:د وبالكسر العشري. بعده كتلة المجاميع: عدد الأيام، وإجمالي الساعات 42:30 (42.50)، والأجر بالساعة، وإجمالي الأجر 1,487.50 SAR. وفي الأسفل ملاحظة توضح أن الأوقات كما كُتبت وأن المبلغ مقرّب مرة واحدة. إن كتبت حدًا للساعات الإضافية فسيظهر عمود «ساعات إضافية» والحد والمضاعف أيضًا.
في ملف CSV: الجدول نفسه بالأعمدة نفسها، ثم سطر فارغ، ثم المجاميع صفوفًا، ثم الملاحظة. يفتحه المحاسب في Excel أو Google Sheets وينسخ منه ما يحتاجه إلى كشف الرواتب.
أيهما لمن
- للموظف: PDF. يقرأه على الجوال بسهولة، ويطبعه، ويراجع كل يوم. لا يوجد في الملف سطر توقيع جاهز، فاطبعه واطلب منه التوقيع بخط اليد أسفل المجاميع مع التاريخ.
- للمحاسب: CSV. الأرقام فيه قابلة للجمع والفرز، ولا يحتاج أن ينقلها يدويًا من ورقة.
- للأرشيف: الاثنان. نسخة PDF موقعة تثبت ما اتفقتما عليه، ونسخة CSV تسهّل المراجعة بعد أشهر.
خطوات التنزيل
- أكمل الأسبوع أو الشهر في حاسبة ساعات العمل وتأكد أن لا صف مظلل، لأن أزرار التنزيل تتوقف مع أي خطأ.
- اترك خيار «إضافة علامة BOM لملف CSV (لإكسل)» مفعّلًا إن كان المحاسب يستخدم Excel، حتى تظهر الكلمات العربية في رؤوس الأعمدة صحيحة. أوقفه فقط إن كان نظام الرواتب يرفض الملف بسببه.
- اضغط «تنزيل CSV»، ثم «إنشاء PDF»، وراجع معاينة الصفحة الأولى، ثم «تنزيل PDF».
- إن غيّرت أي رقم بعد إنشاء PDF، ستظهر رسالة أن البيانات تغيّرت. أنشئ الملف من جديد قبل إرساله.
ما لا يثبته أي من الملفين
الملفان يعرضان ما كتبته أنت والحساب عليه فقط. الحاسبة لا تسجل الحضور، ولا تعرف إن كان الموظف وصل فعلًا الساعة 08:00. لذلك التوقيع مهم: هو ما يحوّل الورقة من حساب إلى اتفاق بينكما. ولا تعتبر الملف بديلًا عن نظام الحضور أو عن متطلبات الجهة المختصة في بلدك.
وإن كنت تتابع مصروفات المنشأة شهريًا، يمكنك إدخال إجمالي الأجور كبند في ملخص المصروفات بجانب الشحن والتغليف والإعلانات، لترى تكلفة الأجور ضمن الصورة الكاملة.
أسئلة شائعة
هل لغة الملف عربية أم إنجليزية؟
لغة الملف تتبع لغة الصفحة. افتح الحاسبة بالعربية لملف عربي، وبالإنجليزية لملف إنجليزي.
لماذا ظهرت علامات غريبة في Excel؟
غالبًا لأن خيار BOM كان متوقفًا. فعّله ونزّل الملف مرة أخرى.
هل يمكن إضافة شعار المنشأة؟
لا، الملف بتصميم ثابت يحمل العنوان والجدول والمجاميع فقط.