ملف مصاريف السنة فيه أكثر من 2000 صف والأداة رفضته، كيف أتعامل معه؟

ما الذي حدث بالضبط

أنشأنا ملفًا تجريبيًا فيه 2,400 مصروف على مدى سنة، 200 في كل شهر، كل واحد 10 ريالات. عند استيراده في ملخص المصروفات ظهرت رسالة: «الملف يحتوي على 2,400 صفًا، وهو أكثر من الحد المختبَر (2,000)». لم يُقرأ منه أي صف، ولم تتغير المجاميع الظاهرة.

بعض التفاصيل التي تفيدك قبل التقسيم:

• العدد يشمل صفوف البيانات فقط، لا صف العناوين، والصفوف الفارغة تمامًا لا تُحسب.
• ملف من 2,000 صف بالضبط يُقبل.
• هناك حد ثانٍ هو 2 ميغابايت لحجم الملف، لكن الصفوف تنفد قبله عادة: ملفنا ذو 2,400 صف كان حجمه نحو 65 كيلوبايت فقط. إن رُفض ملفك بسبب الحجم، فغالبًا فيه أعمدة طويلة لا تحتاجها، مثل وصف كامل لكل عملية.

التقسيم حسب التاريخ، لا حسب العدد

لا تقسم الملف عند الصف 2,000 أينما وقع، لأن الشهر الذي يقع فيه القطع سيُوزع على ملفين، ويظهر سطره في الملخصين بإجماليين جزئيين. قسّم عند حدود الأشهر، فيظهر كل شهر في ملف واحد فقط، ولا يُحسب شيء مرتين.

بملفنا التجريبي: النصف الأول 1,200 صف، وأعطى أسطر يناير إلى يونيو بقيمة 2,000.00 SAR لكل شهر، وإجماليًا 12,000.00 SAR. والنصف الثاني 1,200 صف أيضًا، بأسطر يوليو إلى ديسمبر وإجمالي 12,000.00 SAR. إجمالي السنة هو مجموع الرقمين، وتجمعه أنت، لأن الأداة لا تجمع بين ملفين.

الخطوات

1. رتّب الملف في إكسل حسب عمود التاريخ تصاعديًا.
2. انسخ صف العناوين وصفوف يناير إلى يونيو إلى ملف جديد، واحفظه بصيغة CSV UTF-8. وافعل الشيء نفسه لبقية السنة. إن زاد أحد النصفين على 2,000 صف، فقسّم إلى أرباع.
3. اضغط «إعادة تعيين» حتى تُحذف بنود المثال، ثم استورد الملف الأول ونزّل ملخصه CSV.
4. استورد الملف الثاني، فيحل محل الأول، ونزّل ملخصه.
5. افتح الملخصين في إكسل وانسخ أسطر «حسب الشهر» من الثاني تحت الأول، فيصبح عندك جدول السنة كاملًا.

انتبه للتصنيفات والتحويل

إجمالي التصنيف في كل ملخص يخص نصف السنة فقط. إن أردت إجمالي «الشحن» للسنة، فاجمع سطر الشحن من الملخصين، لكل عملة على حدة. وإن استخدمت التحويل إلى عملة واحدة، فاكتب الأسعار نفسها في المرتين، وإلا فلن يصح جمع الإجماليين المحوّلين.