عندي فرعين، كيف أفصل مصاريف كل فرع في الملخص؟

الطريقة الأولى: ملخص لكل فرع

أدخلنا في ملخص المصروفات مصروفات مارس لفرع الرياض وحده: إيجار 8000 ورواتب 12000 ريال. خرج الإجمالي 20,000.00 SAR. ثم ضغطنا «إعادة تعيين» وأدخلنا فرع جدة: إيجار 6500 ورواتب 9000، فخرج 15,500.00 SAR.

• الميزة: إجمالي كل فرع رقم جاهز في أعلى الملخص، وتصنيفات قصيرة وواضحة.
• العيب: ملفان منفصلان، والمقارنة بين الفرعين تتم بوضع الملفين جنبًا إلى جنب.
• مناسبة إذا كان لكل فرع مدير يستلم ملخصه وحده، أو ملف مصروفات مستقل.

الطريقة الثانية: اسم الفرع في التصنيف

أدخلنا البنود الأربعة معًا، وكتبنا التصنيف «الرياض - إيجار» و«الرياض - رواتب» و«جدة - إيجار» و«جدة - رواتب». الأداة ترتب التصنيفات أبجديًا، فجاءت بنود كل فرع متتالية:

• الرياض - إيجار: 8,000.00 SAR، والرياض - رواتب: 12,000.00 SAR.
• جدة - إيجار: 6,500.00 SAR، وجدة - رواتب: 9,000.00 SAR.
• الإجمالي لكل عملة: 35,500.00 SAR من 4 بنود.

هنا ترى كل بند في الفرعين في تقرير واحد، وتقارن إيجار الرياض بإيجار جدة بنظرة. لكن لا يوجد سطر يعطيك إجمالي الرياض وحده، والإجمالي الظاهر هو للفرعين معًا. وإن أردت إجمالي الإيجار للفرعين، فهو غير موجود أيضًا، لأنهما صارا تصنيفين مختلفين.

كيف أختار؟

1. إن كان سؤالك «كم صرف كل فرع؟»، فالطريقة الأولى أسرع.
2. إن كان سؤالك «أين يختلف الفرعان؟»، فالطريقة الثانية أوضح.
3. إن احتجت الاثنين، فافعل الثانية للتقرير الشهري، والأولى عند الحاجة لإجمالي فرع بعينه.

تفاصيل تمنع الأخطاء

اكتب البادئة بالشكل نفسه في كل بند، مع المسافة والشرطة القصيرة نفسيهما، لأن «جدة - إيجار» و«جدة-إيجار» تصنيفان مختلفان. حالة الأحرف اللاتينية لا تهم، فالأداة تجمع «Rent» و«rent» معًا، لكن كل حرف آخر يهم. وإن كان ملفك يحتوي عمودًا للفرع وآخر للتصنيف، فأنشئ في إكسل عمودًا جديدًا يدمجهما، ثم اربطه بحقل التصنيف عند الاستيراد. وإن كان أحد الفرعين في بلد آخر بعملة أخرى، فكل عملة تظهر في سطرها دون جمع.