هل ساعات الموظفين وأجورهم اللي أدخلها في الحاسبة تنحفظ أو تنرسل لأحد؟

ما الذي يحدث لبياناتك بالضبط

حين تكتب وقت بداية ونهاية واستراحة وأجرًا، تعمل الحسابات كلها في الصفحة المفتوحة أمامك. الضرب والجمع والتقريب يتم في متصفحك، والنتيجة تظهر فورًا دون انتظار رد من خادم. وعند الضغط على «تنزيل CSV» أو «إنشاء PDF»، يُصنع الملف على جهازك ثم يُحفظ في مجلد التنزيلات مثل أي ملف آخر.

ولا توجد في الحاسبة خانة لاسم الموظف أو رقم هويته أو حسابه البنكي. الجدول فيه تاريخ ووقتان واستراحة فقط، والإعدادات فيها أجر وعملة وحد للساعات الإضافية ومضاعف. أي أن أكثر ما يمكن أن يعرفه أحد من الجدول هو أن شخصًا ما عمل ساعات معينة بأجر معين.

الجانب الآخر: لا شيء محفوظ لك أيضًا

عدم الحفظ يحمي الخصوصية، لكنه يعني أن مسؤولية السجل عليك. إذا أدخلت شهرًا كاملًا لموظف ثم أغلقت التبويب بالخطأ، فستبدأ من جديد. هذه عادات تحميك:

1. بعد إدخال الساعات في حاسبة ساعات العمل، نزّل ملف CSV فورًا حتى لو لم تنتهِ، فهو نسخة يمكنك الرجوع إليها.
2. اسم الملف المنزّل ثابت، timesheet.csv أو timesheet.pdf. أعد تسميته باسم الموظف والشهر حتى لا تختلط الملفات أو يستبدل أحدها الآخر.
3. احفظ الملفات في مجلد لا يصل إليه غيرك، خصوصًا على جهاز مشترك في المحل.
4. أرسل لكل موظف ملفه فقط، لا ملخص الفريق كله، لأن الأجور شأن خاص بين المنشأة وكل موظف.

بعد الحساب: توثيق الدفع

ملخص الساعات يوضح ما استحقه الموظف، لكنه لا يثبت أنك دفعت. إن كنت تدفع نقدًا أو بتحويل، أنشئ سند قبض عبر منشئ الإيصالات بالمبلغ نفسه، واطلب من الموظف توقيعه، واحفظه مع ملف الساعات للشهر نفسه. هكذا يكون عندك ملفان متطابقان: كم عمل، وكم استلم.

ولأن الحاسبة تعرض ما أدخلته أنت فقط، فهي لا تتحقق من الحضور ولا تعرف أنظمة العمل. راجع الأرقام مع نظام الرواتب أو مع محاسبك قبل اعتمادها، خصوصًا إن كانت عندك استقطاعات أو تأمينات لا تحسبها الأداة.

أسئلة يطرحها أصحاب المحلات

• هل يرى أحد غيري الأجور؟ لا يوجد حساب ولا تسجيل دخول ولا مكان تُرفع إليه البيانات.
• هل يمكنني فتح الحاسبة على جوالي ومتابعة الإدخال على الكمبيوتر؟ لا، لأن الجدول لا يُحفظ ولا يُزامن. نزّل الملف وأرسله لنفسك.
• هل أستطيع إعادة فتح ملف CSV في الحاسبة؟ لا توجد خاصية استيراد، فالملف للاحتفاظ والجداول لا للتعديل داخل الأداة.