كيف أجهز قائمة تعبئة لإرجاع بضاعة معيبة إلى المورد؟

مثال: أكواب مشروخة وأطباق مكسورة الحافة

استلمت من مورد في جدة شحنة أوانٍ بأمر الشراء PO-⁦2026-118⁩، ووجدت عند الفتح 7 أكواب مشروخة و3 أطباق بحافة مكسورة. اتفقت مع المورد على الإرجاع والاستبدال. هكذا أدخلناها في منشئ قوائم التعبئة:

• مرجع الشحنة: RET-PO-⁦2026-118⁩، حتى يربط المورد الإرجاع بالطلب فورًا.
• السطر 1: «كوب سيراميك 350 مل، شرخ في المقبض»، الكمية 7، الطرد 1.
• السطر 2: «طبق تقديم 27 سم، حافة مكسورة»، الكمية 3، الطرد 1.

الملخص: عدد الأصناف 2، وإجمالي الكمية 10 قطعة. هذا الرقم يجب أن يطابق ما اتفقت عليه مع المورد في الرسائل، وإلا فصحّح قبل الشحن.

أين أكتب تفاصيل العيب؟

وصف العيب القصير يأتي في وصف الصنف نفسه، لأن المورد سيقارن كل سطر بما يجده في الكرتون. أما التفاصيل الأطول فمكانها خانة الملاحظات، مثل: «العيوب اكتُشفت عند فتح الشحنة بتاريخ الاستلام. الصور أُرسلت عبر واتساب. المطلوب استبدال لا استرداد.» والملاحظات تتسع حتى 1000 حرف وتُطبع قبل سطر التوقيع.

خطوات تحميك إذا اختلف العدد

1. صوّر كل قطعة معيبة قبل التغليف، وضع الصور مع ملف الطلب.
2. لف كل قطعة مكسورة وحدها حتى لا يزيد الكسر في الطريق، فيتهمك المورد بأنه حدث عندك.
3. اطبع نسختين من القائمة: واحدة داخل الكرتون، وواحدة تبقى معك.
4. وقّع في سطر «تمت المراجعة بواسطة» على النسختين بعد العد، واطلب من المندوب أو المورد التوقيع على نسختك عند الاستلام إن أمكن.
5. نزّل ملف PDF واحفظه، لأن الأداة لا تحفظ شيئًا بعد إغلاق الصفحة.

ماذا عن البضاعة البديلة؟

عندما يرسل المورد البديل، قارن ما يصل بقائمة الإرجاع هذه: 7 أكواب و3 أطباق. وإن تحوّل الأمر إلى طلب جديد بكميات مختلفة، فأنشئ أمر شراء مستقلًا عبر منشئ أوامر الشراء حتى لا يختلط الاستبدال بالطلب الجديد. وقائمة التعبئة لا تحمل أسعارًا، فأي تسوية مالية تتم بمستند منفصل بينك وبين المورد.