ماذا أكتب في شروط التسليم بأمر الشراء لمستودع صغير؟
اكتب ما يحتاجه السائق والمورد ليصل الطلب دون مشاكل: أوقات الاستلام، وهل تقبل التسليم على دفعات، ومن يفرّغ البضاعة، ورقم شخص في الموقع، وما يحدث إن نقصت الكمية. ضع كل شرط في سطر مستقل. الحقل يُطبع في أمر الشراء بجانب عنوان التسليم، والأداة تطبعه كما كتبته دون أن تضيف أي شرط من عندها.
لماذا يهم هذا الحقل في مستودع صغير؟
المستودع الكبير لديه رصيف تحميل وموظف استلام طوال اليوم. أما المستودع الصغير فغالبًا غرفة خلف المحل أو وحدة في مجمع مستودعات، يفتحها شخص واحد في ساعات محددة. سائق يصل الساعة السابعة مساءً فيجد الباب مغلقًا سيعود بالبضاعة، وقد تتحمل تكلفة محاولة ثانية. سطران في أمر الشراء يمنعان ذلك.
نموذج يمكنك تعديله
انسخ ما يناسبك إلى حقل «شروط التسليم (اختياري)»، سطرًا لكل شرط:
- الاستلام من الأحد إلى الخميس، من 9 صباحًا إلى 4 مساءً. لا استلام يوم الجمعة.
- يرجى الاتصال بأبو فهد على 0550000000 قبل الوصول بنصف ساعة.
- نقبل التسليم على دفعتين كحد أقصى.
- التفريغ على المورد. لا توجد رافعة شوكية في الموقع.
- أي نقص في الكمية يُسجَّل على سند التسليم قبل التوقيع.
الحقل يتسع لخمسمئة حرف، وهذا يكفي لخمسة أو ستة أسطر قصيرة. إن احتجت أكثر، فضع التفاصيل الأقل أهمية في الملاحظات أسفل الجدول.
مثال كامل
- في منشئ أوامر الشراء اكتب عنوان المستودع في «عنوان التسليم» إن كان مختلفًا عن عنوانك في خانة المشتري.
- اكتب الشروط أعلاه في «شروط التسليم».
- أضف الصنف: 300 علبة كرتون بسعر 7.50، وشحن 120.
- الأداة تحسب 2,250.00 للصنف، ومع الشحن يصبح الإجمالي 2,370.00 SAR، دون ضريبة لأنك تركت حقلها فارغًا.
- أنشئ الملف، وتأكد في المعاينة أن كل شرط في سطره كما كتبته.
ما لا تضعه في شروط التسليم
- شروط الدفع مثل «الدفع بعد 30 يومًا»: هذه مكانها الملاحظات أو اتفاقك مع المورد، لا تعليمات السائق.
- شروط لم يوافق عليها المورد. أمر الشراء يوثّق طلبك لكنه لا يحل محل اتفاقك مع المورد، وشرط يقرؤه لأول مرة يفتح باب الخلاف، فاتفق عليه أولًا.
- تاريخ التسليم: له حقل خاص به يُطبع في رأس المستند بعنوان «التسليم المطلوب».
والأفضل أن تصدر أمر الشراء بوقت كافٍ قبل أن ينفد المخزون، حتى لا تضطر إلى قبول تسليم في وقت لا يناسبك. احسب متى تطلب عبر حاسبة نقطة إعادة الطلب.
أسئلة شائعة
هل يظهر حقل شروط التسليم إن تركته فارغًا؟
لا، لا يُطبع له قسم في المستند.
هل الأسطر تبقى منفصلة في الملف؟
نعم، كل سطر تكتبه في الحقل يُطبع في سطر مستقل.