إعداد أمر شراء للمورد
طلبت من المورد في رسالة واتساب: «أرسل لي 500 كرتونة وبعض الشريط اللاصق». وصلت الطلبية بكميات مختلفة وسعر لم تتفق عليه. أمر الشراء المكتوب يحدد ما طلبته بالضبط وبأي سعر، فيصبح المرجع عند أي خلاف.
ما الذي يحتويه أمر الشراء؟
- رقم الأمر وتاريخه، وتاريخ التسليم المطلوب، والعملة.
- بياناتك كمشترٍ، وبيانات المورد.
- عنوان التسليم وشروطه، مثل ساعات الاستلام أو قبول التسليم الجزئي.
- البنود: الوصف والكمية وسعر الوحدة المتفق عليه.
- الشحن والضريبة إن وُجدا، والمجموع النهائي.
500 كرتونة × 1.85 = 925.00، و48 لفة شريط × 4.25 = 204.00، و20 لفة ملصقات × 22.50 = 450.00.
المجموع الفرعي 1,579.00 ريال، ومع شحن 75.00 يصبح 1,654.00.
ضريبة 15% على ذلك = 248.10، فيكون الإجمالي 1,902.10 ريال في الملخص وفي الملف.
الطريقة
- افتح منشئ أوامر الشراء واختر اللغة، ثم أدخل رقم الأمر والتاريخ وتاريخ التسليم والعملة.
- أدخل بياناتك وبيانات المورد.
- اكتب عنوان التسليم وشروطه.
- أضف البنود بالوصف والكمية والسعر، ثم الشحن ونسبة الضريبة إن وُجدت.
- اضغط «إنشاء PDF»، وراجع المعاينة وعدد الصفحات، ثم نزّل الملف.
متى تصدر أمر الشراء؟
أفضل وقت حين يصل مخزون المنتج إلى نقطة إعادة الطلب. احسب هذه النقطة عبر حاسبة نقطة إعادة الطلب، فتطلب قبل أن ينفد المخزون لا بعده. وحين يشحن المورد، اطلب منه قائمة تعبئة، أو جهزها أنت لشحناتك عبر منشئ قوائم التعبئة.
ما يجب أن تعرفه
- الأداة تجهز المستند وتحسب مبالغه فقط، ولا ترسله إلى المورد ولا تتابع حالته.
- الضريبة نسبة واحدة على البنود والشحن معًا. إن لم يكن الشحن خاضعًا للضريبة عندك، فاترك حقل الشحن فارغًا واذكر مبلغه في الملاحظات خارج الإجمالي، لأن البند المنفصل يخضع للضريبة أيضًا.
- حتى 200 بند، وجُرّب مستند من 45 بندًا على عدة صفحات مع تكرار رأس الجدول.
- لا يمكن إضافة شعار أو توقيع إلكتروني. يوجد سطر فارغ للاعتماد والتوقيع باليد.
- لا يُحفظ شيء بعد إغلاق الصفحة.
أسئلة شائعة
هل يُلزم أمر الشراء المورد؟
هو مستند يوثق طلبك والسعر المتفق عليه، لكنه لا يحل محل اتفاقك مع المورد على الأسعار والشروط.
كيف تُقرّب المبالغ؟
يُقرب مجموع كل بند إلى أصغر وحدة في العملة، ثم تُجمع البنود.
هل تُرسل بياناتي إلى أي خادم؟
لا، الملف يُنشأ داخل متصفحك.