كيف أضيف التوقيع المنسق إلى Outlook على الكمبيوتر أو على الويب؟
جهّز التوقيع في الأداة، واضغط «نسخ كنص منسّق»، ثم الصقه في محرر التوقيع داخل إعدادات Outlook واحفظه. الفرق الحقيقي بين نسخ Outlook هو مكان هذا المحرر فقط، أما Outlook الكلاسيكي على ويندوز فقد يغيّر المسافات قليلًا، ولهذا تكون الخطوة الأخيرة دائمًا رسالة تجريبية إلى نفسك.
الخطوة الأولى: جهّز التوقيع وانسخه
- افتح منشئ توقيع البريد واختر التخطيط: عربي (RTL) أو إنجليزي (LTR) أو اللغتان معًا، ثم املأ بياناتك.
- راجع المعاينة. إن كان في أحد الحقول خطأ، تعرض الأداة رسالة باسم الحقل تحت النموذج ولا تبني التوقيع حتى تصححه.
- اضغط «نسخ كنص منسّق». يوضع التوقيع المنسق في الحافظة، ومعه نسخة نصية عادية للبرامج التي لا تقبل إلا النص.
مثال محسوب من الأداة نفسها: توقيع إنجليزي باسم Sara Alotaibi، بمسمى Sales Manager في شركة Al Waha، مع الرقم +966 50 123 4567 والبريد sara@example.com وخط Arial، يخرج جدولًا واحدًا طوله 897 حرفًا من كود HTML. يتحول الرقم إلى رابط اتصال tel:+966501234567 والبريد إلى رابط mailto، وفحص الأداة الداخلي يؤكد أن الكود خالٍ من أي سكربت أو خاصية أحداث.
الخطوة الثانية: ابحث عن محرر التوقيع في نسختك من Outlook
تصدر مايكروسوفت أكثر من تطبيق باسم Outlook، وكل واحد يضع التوقيعات في قائمة مختلفة، وقد تتغير أماكنها مع التحديثات. لذلك بدل أن تحفظ مسارًا ثابتًا، افتح إعدادات النسخة التي تستخدمها فعلًا وابحث فيها عن كلمة «التوقيع» أو Signature. المطلوب مربع تكتب فيه اسمًا للتوقيع الجديد وتلصق فيه محتواه.
- Outlook الكلاسيكي على ويندوز: محرر التوقيع ضمن خيارات البريد في البرنامج.
- Outlook الجديد على ويندوز وOutlook على الويب: التوقيعات ضمن إعدادات الحساب، غالبًا في قسم البريد أو كتابة الرسائل.
- Outlook على الجوال: للتطبيق إعداد توقيع خاص به منفصل عن الكمبيوتر، فتأكد من إعداداته هل يحتفظ بالتنسيق أم يقبل نصًا فقط.
الصق بالضغط على Ctrl+V (أو Cmd+V على ماك)، وسمِّ التوقيع، وإن سألتك نسختك فاختر هل يُضاف إلى الرسائل الجديدة أو الردود أو كليهما، ثم احفظ.
ما الذي قد يغيّره Outlook الكلاسيكي؟
Outlook الكلاسيكي على ويندوز يعرض الرسائل بمحرك Word، وهذا المحرك يتجاهل كثيرًا من قواعد التنسيق ويغيّر المسافات. لهذا تكتب الأداة كل تنسيق داخل العنصر نفسه وتبني التوقيع جدولًا، فهذه الطريقة تصمد أكثر من غيرها. ومع ذلك توقّع أن تظهر المسافة بين الاسم وأسطر التواصل، أو الخط الفاصل في تخطيط اللغتين، أطول أو أقصر قليلًا مما في المعاينة.
ومع العربية قد تعيد نسخ Outlook القديمة ترتيب الأرقام والرموز داخل السطر. الأداة تضبط الاتجاه على الجدول وعلى كل سطر، وتضع الهاتف والبريد والموقع في أسطر مستقلة من اليسار إلى اليمين، فلا يقع رقم الجوال وسط جملة عربية. أرسل رسالة تجريبية إلى نفسك وأخرى إلى زميل يستخدم Gmail، وقارن بين الاثنتين قبل اعتماد التوقيع.
أسئلة شائعة
لصقت التوقيع في Outlook فاختفت الألوان، ما الحل؟
بعض المتصفحات لا تضع النص المنسق في الحافظة. حدّد التوقيع داخل معاينة الأداة بالفأرة، واضغط Ctrl+C، ثم الصق ما نسخته.
هل تضيف الأداة التوقيع إلى Outlook بنفسها؟
لا. هي تبني التوقيع وتنسخه، أما اللصق والحفظ فتفعلهما أنت داخل Outlook.
هل أحتاج الشعار في Outlook؟
لا. الشعار اختياري، والتوقيع الخالي من الصور لا يحتوي شيئًا قد يحجبه برنامج المستلم.