أليست صورة التحويل البنكي كافية؟ لماذا أصدر إيصالًا للعميل؟

ما الذي تقوله كل ورقة؟

• صورة التحويل: فلان أرسل مبلغًا من حسابه إلى رقم حساب معين في وقت معين. لا تقول هل وصل، ولا عن ماذا دُفع.
• الإيصال: أنا، صاحب النشاط، استلمت هذا المبلغ من فلان في هذا التاريخ عن هذا السبب، وهذا رقم الإيصال للرجوع إليه.

الفرق الأهم هو من يتكلم. الصورة كلام العميل عن نفسه، والإيصال كلامك أنت. حين يحتاج العميل أن يثبت لجهة أخرى أنه دفع لك، فإقرارك يقول ما لا تستطيع صورته أن تقوله، لأنه يأتي من الطرف الذي استلم.

متى لا تكفي الصورة؟

1. حين تغطي دفعة واحدة عدة طلبات أو جزءًا من فاتورة: الصورة لا تذكر أيها، والإيصال يذكر ذلك في «سبب الدفع» و«رقم الفاتورة المرجعية».
2. حين يختلف المبلغ الواصل عن المرسل بسبب رسوم: الإيصال يسجّل ما وصل فعلًا.
3. حين يطلب العميل مستندًا يقدّمه لشركته أو يحفظه في ملفاته: الصورة ليس فيها اسمك ولا بيانات نشاطك.
4. بعد أشهر، حين يسأل أحد عن دفعة معينة: رقم الإيصال أسهل في البحث من صورة ضاعت في محادثة.

مثال: 2,750.50 درهمًا من عميل في الشارقة

عميل في الشارقة حوّل لك قيمة طلبية أثاث مكتبي، وأرسل صورة الشاشة. انتظرت حتى ظهر المبلغ في كشفك، ثم فتحت منشئ الإيصالات:

• المبلغ 2750.5 والعملة AED، فيظهر في الملخص 2,750.50 AED.
• طريقة الدفع «تحويل بنكي»، والتفاصيل رقم العملية منسوخًا من كشفك أنت، لا من صورة العميل.
• سبب الدفع: «سداد طلبية رقم 518: مكتبان وكرسيان».
• رقم الفاتورة المرجعية إن كنت أصدرت فاتورة، فيربط الإيصال بها.

الآن لدى العميل ورقتان تكمّل إحداهما الأخرى: صورته التي تثبت أنه أرسل، وإيصالك الذي يثبت أنك استلمت وعن ماذا.

ما الذي لا يفعله الإيصال؟

الأداة لا تتصل بالبنك، ولا تقرأ صورة التحويل، ولا تتحقق من أن المبلغ وصل. تذييل الإيصال يذكر ذلك صراحة. فالإيصال بقيمة إقرارك أنت، ولهذا لا تصدره قبل أن تتأكد بنفسك. وهو كذلك لا يفصّل الأصناف والأسعار، فإن احتاج العميل ذلك فالفاتورة عبر منشئ الفواتير الأساسي هي المستند المناسب.