كيف أطابق البضاعة التي وصلت مع أمر الشراء وقائمة التعبئة؟

ما الذي يجيب عنه كل مستند؟

• أمر الشراء: ماذا طلبت، وكم، وبأي سعر، وأي إجمالي تتوقع أن تدفعه.
• قائمة التعبئة من المورد: ماذا يقول المورد إنه وضع في الشحنة، وفي أي كرتون، وبأي وزن.
• عدّك عند الاستلام: ماذا وصل فعلًا إلى بابك.

الفرق بين الأول والثاني يعني أن المورد شحن غير ما طلبت، والفرق بين الثاني والثالث يعني أن شيئًا ضاع أو تلف في الطريق. معرفة مكان الفرق تحدد مع من تتحدث: المورد أم شركة الشحن.

مثال: 500 كرتون و48 لفة شريط

أصدرت أمر شراء عبر منشئ أوامر الشراء تطلب فيه 500 كرتون شحن بسعر 1.85، و48 لفة شريط لاصق بسعر 4.25، والإجمالي 1,129.00 SAR. وصلت الشحنة ومعها قائمة تعبئة من المورد.

1. اطبع أمر الشراء أو افتحه على الجوال، وضع قائمة التعبئة بجانبه.
2. طابق كل صنف بالوصف أو رمز الصنف: هل الكرتون بالمقاس المطلوب؟ هل الشريط بالعرض الذي طلبته؟
3. قارن الكميات: الأمر يقول 500 كرتون، وقائمة التعبئة تقول 500 في 10 رزم. عدّ الرزم أولًا، ثم افتح رزمة أو اثنتين عشوائيًا وعدّ ما فيها.
4. إن وجدت 46 لفة شريط بدل 48، فاكتب على سند التسليم «نقص لفتي شريط» قبل أن توقّع، واحتفظ بصورة منه.
5. افحص التلف الظاهر: كراتين مبللة أو مضغوطة. صوّرها قبل أن تُفرّغ.

حين تجد فرقًا

الإجمالي في أمر الشراء، 1,129.00، مبني على الكميات التي طلبتها. إن وصلت كمية أقل، فلا تدفع الإجمالي كما هو قبل أن تتفق مع المورد: إما يرسل النقص، أو تُخفض الفاتورة. وتذكّر أن الأداة لا تعدّل أمر شراء أرسلته ولا تتابع حالته. إن احتجت مستندًا بالكميات المعدّلة، فأصدر أمر شراء جديدًا برقم مختلف، أو اطلب من المورد فاتورة بالكمية الفعلية.

رتّب أوراق كل طلب في مكان واحد

الأداة لا تحفظ أوامر الشراء بعد إغلاق الصفحة. احفظ ملف PDF في مجلد باسم رقم الأمر، وضع معه قائمة التعبئة وسند التسليم الموقّع وصور التلف إن وُجد. حين تصل الفاتورة بعد أسبوع، تجد كل ما تحتاجه للمطابقة في مجلد واحد. وإن كنت أنت من يشحن لعملائك، فجهّز قائمة تعبئة لكل شحنة عبر منشئ قوائم التعبئة ليطابق عميلك بالطريقة نفسها.