كيف يستخدم موظف المستودع قائمة التعبئة للتحقق من الشحنة والتوقيع عليها؟

ما الذي يطبع في الأسفل؟

كل قائمة ينشئها منشئ قوائم التعبئة تنتهي بسطر «تمت المراجعة بواسطة (الاسم والتوقيع)» يتبعه خط فارغ للكتابة باليد. يأتي هذا السطر بعد جدول الأصناف والإجماليات والملاحظات، أي بعد كل ما يجب مراجعته. إذا اخترت لغة المستند الإنجليزية يظهر بصيغة «Checked by (name and signature)»، ويمكن أن يكون المستند ثنائي اللغة إن كان في الفريق من لا يقرأ العربية.

عند التجهيز: من يعبّئ يراجع

1. أنشئ القائمة من الطلب واطبعها قبل أن تبدأ التعبئة، لا بعدها.
2. رتّب الأصناف في القائمة حسب رقم الكرتون، فتعمل على كرتون واحد في كل مرة.
3. كلما وضعت صنفًا في كرتونه عُدّه وضع علامة بجانب سطره بالقلم.
4. إذا لم تكتمل كمية سطر، اكتب الكمية الفعلية بجانبه ولا تضع علامة، ثم صحّح القائمة وأعد إنشاء الملف قبل الشحن.
5. بعد إغلاق آخر كرتون، اكتب اسمك ووقّع في السطر الأخير، واحتفظ بنسخة مصورة.

مثلًا، في شحنة المثال المحمّلة في الأداة تحتوي الكراتين الثلاث على 40 قميصًا مقاس L، و40 مقاس M، و25 حزامًا، بإجمالي 105 قطعة. يعدّ من يعبّئ كل كرتون على حدة، ثم يتأكد أن مجموع ما عدّه يطابق الرقم 105 في جدول الإجماليات.

عند الاستلام: المستلم يراجع

النسخة التي تسافر مع الشحنة هي أداة المستلم. يعدّ الكراتين أولًا ويقارنها بعدد الطرود في جدول تفاصيل الطرود، ثم يفتح كل كرتون ويطابق محتواه مع الأسطر التي تحمل رقمه. وإذا كان هو من أصدر أمر الشراء، فالأفضل أن يضع أمامه أمر الشراء الأصلي أيضًا، ويمكن إنشاؤه عبر منشئ أوامر الشراء، ليرى هل وصل ما طلبه لا ما شُحن فقط.

لماذا يستحق التوقيع هذا العناء؟

لأن الخلاف على شحنة ناقصة يدور دائمًا حول سؤال واحد: هل خرج الصنف من عندك أصلًا؟ قائمة موقّعة بأسماء وعلامات بجانب كل سطر تجيب عن ذلك بأوضح مما تجيب الذاكرة. الأداة نفسها لا تحفظ نسخة، فالسجل هو الورقة الموقعة أو صورتها، فاحتفظ بها مع ملف الطلب.