لماذا لا يقبل منشئ أوامر الشراء تاريخ التسليم المطلوب؟
لأن تاريخ التسليم المطلوب لا يمكن أن يسبق تاريخ أمر الشراء نفسه. الحقل اختياري، لكن إن ملأته فيجب أن يكون في يوم الأمر أو بعده. راجع أولًا تاريخ الأمر، فهو يُملأ بتاريخ اليوم تلقائيًا، ثم تأكد أن اليوم والشهر ليسا مقلوبين. وإن لم يكن لديك موعد ثابت، فاترك الحقل فارغًا واكتب «في أقرب وقت ممكن» في شروط التسليم.
الرسالتان اللتان قد تراهما
- «لا يمكن أن يسبق هذا التاريخ تاريخ المستند»: التاريخ صحيح في ذاته، لكنه قبل «تاريخ الأمر».
- «أدخل تاريخًا صالحًا»: التاريخ ناقص أو غير موجود في التقويم، كأن تكتب اليوم والشهر ولا تكمل السنة.
التسليم في يوم الأمر نفسه مقبول. المرفوض هو أي يوم قبله فقط.
الأسباب الثلاثة الأكثر تكرارًا
- تاريخ أمر قديم: فتحت أمرًا وعدّلت عليه، أو كتبت تاريخ الأمر يدويًا بتاريخ لاحق لتطابق موعدًا عند المورد، فأصبح تاريخ التسليم قبله. صحّح تاريخ الأمر أولًا.
- يوم وشهر مقلوبان: 05/11 قد يعني الخامس من نوفمبر أو الحادي عشر من مايو، حسب إعدادات جهازك. انظر إلى الحقل بعد الكتابة، أو اختر التاريخ من التقويم بدل كتابته.
- سنة خاطئة: في بداية السنة يكتب كثيرون السنة الماضية بحكم العادة، فيصبح التسليم قبل الأمر بسنة كاملة.
الإصلاح خطوة بخطوة
- في منشئ أوامر الشراء انظر إلى «تاريخ الأمر» في قسم بيانات المستند، وتأكد أنه اليوم الذي ترسل فيه الأمر فعلًا.
- افتح «تاريخ التسليم المطلوب (اختياري)» واختر اليوم من التقويم.
- إن اختفت الرسالة، اضغط «إنشاء PDF» من جديد.
- في المعاينة ستجد التاريخين في رأس المستند: «التاريخ» و«التسليم المطلوب».
لا موعد ثابت؟ اترك الحقل فارغًا
كثير من الموردين المحليين لا يلتزمون بيوم محدد قبل أن يؤكدوا توفر البضاعة. إن كتبت يومًا لا تعنيه فعلًا، فقد يفهمه المورد التزامًا منك بالاستلام فيه أو يظنه موعدًا نهائيًا لا يمكن تجاوزه. البديل الأوضح:
- اترك حقل التاريخ فارغًا، فلا يظهر سطره في المستند.
- اكتب في «شروط التسليم»: «التسليم في أقرب وقت ممكن، مع تأكيد الموعد قبل يومين».
- حين يؤكد المورد الموعد، يمكنك إصدار نسخة محدثة بالتاريخ إن احتجت.
وإن كان التأخر يهمك لأن المخزون يقترب من النفاد، فاحسب مسبقًا متى يجب أن تطلب عبر حاسبة نقطة إعادة الطلب، فيصبح الموعد المطلوب واقعيًا من البداية.
أسئلة شائعة
هل يمكن أن يكون تاريخ التسليم قبل تاريخ الأمر لأن المورد سلّم مبكرًا؟
لا تقبله الأداة. إن كانت البضاعة وصلت قبل إصدار الأمر، فاجعل تاريخ الأمر يوم الاتفاق الفعلي، واذكر ما حدث في الملاحظات.
هل الحقل إلزامي؟
لا، تاريخ الأمر وحده مطلوب. تاريخ التسليم اختياري.