كيف آخذ اعتماد المدير وتوقيعه على أمر الشراء قبل إرساله للمورد؟

لماذا الاعتماد قبل الإرسال؟

في فريق صغير قد يكون من يجهّز الطلب موظف المشتريات أو المخزن، ومن يملك قرار الصرف هو المدير أو صاحب النشاط. التوقيع على أمر الشراء قبل خروجه يعني أن المبلغ والكميات راجعها شخص آخر، وأن المورد يتعامل مع طلب معتمد لا مع اجتهاد فردي.

روتين من خمس خطوات

1. جهّز الأمر في منشئ أوامر الشراء: 24 كرسيًا مكتبيًا بسعر 85 ريالًا، مع نسبة ضريبة ⁦15%⁩ كما في عرض المورد، فيكون الإجمالي 2,346.00 SAR.
2. أنشئ ملف PDF ونزّله، وأرسله للمدير أو اطبعه له.
3. يراجع المدير الأرقام، ويكتب اسمه ويوقّع على سطر الاعتماد، ويضيف التاريخ بجانب التوقيع.
4. امسح الصفحة الموقّعة ضوئيًا أو صوّرها بجوال من فوقها مباشرة في إضاءة جيدة.
5. أرسل النسخة الموقّعة للمورد، واحفظ معها ملف PDF الأصلي.

إن رفض المدير أو عدّل

لا تعدّل بالقلم على النسخة المطبوعة ثم ترسلها، فالمورد سيرى أرقامًا مشطوبة لا تطابق الإجمالي المطبوع. ارجع إلى الأداة، وعدّل الكمية أو السعر، ودع الأداة تعيد حساب الإجمالي، ثم اطبع نسخة جديدة للتوقيع. إن كانت الصفحة ما زالت مفتوحة فبياناتك موجودة، وإن أغلقتها فستحتاج إلى إدخالها من جديد، لأن الأداة لا تحفظ شيئًا.

تفاصيل تجعل الاعتماد واضحًا

• الاسم مكتوب بخط واضح بجانب التوقيع، فالتوقيع وحده لا يُقرأ.
• إن كان في الفريق حد للصرف، مثل أن يعتمد المدير كل ما يزيد على مبلغ معين، فاكتب القاعدة في دليلكم الداخلي، لا في أمر الشراء.
• إن كان الأمر أكثر من صفحة، فالسطر في آخر صفحة فقط. يمكن للمدير أن يضع الأحرف الأولى من اسمه على كل صفحة إن أردتم.
• لا يمكن إضافة شعار أو ختم إلكتروني. إن كان عندكم ختم، فاختم النسخة الورقية بجانب التوقيع.

والأفضل أن يصل الأمر للمدير قبل أن يصبح عاجلًا، حتى لا يوقّع دون مراجعة. احسب متى يجب أن تطلب كل صنف عبر حاسبة نقطة إعادة الطلب، فيبقى وقت كافٍ للاعتماد.