لماذا يختلف إجمالي عرض السعر عن حسابي في إكسل بهللة واحدة؟
لأن منشئ عروض الأسعار يقرّب إجمالي كل بند إلى الهللة أولًا ثم يجمع البنود المقرّبة، بينما يجمع جدولك في الغالب الأرقام الكاملة ويقرّب الناتج مرة واحدة في النهاية. الطريقتان صحيحتان حسابيًا، لكن طريقة الأداة تضمن أن ما يراه العميل في كل سطر يساوي الإجمالي المطبوع عند جمعه بيده.
مثال يُظهر الفرق
بندان متطابقان، كل منهما 3 قطع بسعر 3.335 ريال، دون خصم ولا ضريبة:
إجمالي البند الواحد بدقة: 3 × 3.335 = 10.005.
الأداة تقرّب كل بند إلى 10.01، ثم تجمع: 10.01 + 10.01 = 20.02.
جدول يجمع قبل التقريب: 10.005 + 10.005 = 20.01.
الآن تخيّل أن العميل فتح عرضًا فيه سطران كل منهما 10.01 والإجمالي 20.01. سيجمع السطرين بآلته فيجد 20.02، ويسألك عن الهللة الناقصة. هذا ما تتجنبه الأداة: الأرقام المطبوعة في الجدول والملخص تُجمع دائمًا إلى الإجمالي المطبوع.
سبب ثانٍ للفرق: طريقة تخزين الأرقام
برامج الجداول تخزن الكسور العشرية بصيغة ثنائية تقريبية، فقد يُخزَّن رقم مثل 10.005 داخليًا على أنه أقل منه بجزء صغير جدًا، فيُقرّب إلى الأسفل بدل الأعلى. الأداة لا تعاني من ذلك: هي تقرأ الأرقام بدقة حتى ست منازل عشرية وتحسب بأعداد صحيحة من الهللات، وتقرّب نصف الهللة إلى الأعلى دائمًا.
كيف تجعل جدولك يطابق العرض
- أضف في جدولك عمودًا لإجمالي كل بند، واجعل صيغته تقريب حاصل الضرب إلى منزلتين، مثل ROUND على الكمية × السعر.
- اجمع هذا العمود المقرّب، لا حاصل الضرب الخام.
- إن كان هناك خصم بالنسبة، فقرّب قيمة الخصم إلى منزلتين قبل طرحها.
- احسب الضريبة على المبلغ بعد الخصم، وقرّبها إلى منزلتين، ثم أضفها.
هذا هو الترتيب الذي يتبعه منشئ عروض الأسعار: البنود المقرّبة، ثم المجموع الفرعي، ثم الخصم، ثم الضريبة على الباقي. وفي العملات ذات المنازل الثلاث مثل الدينار الكويتي يكون التقريب إلى الفلس بدل الهللة.
أيهما أعتمد إن اختلفا؟
- اعتمد الرقم المطبوع في العرض، لأنه ما رآه العميل ووافق عليه.
- إن كنت تنقل الأرقام إلى نظام محاسبي، فتأكد أنه يقرّب على مستوى البند أيضًا، وإلا فاكتب الإجمالي كما هو في العرض.
- حين يكون السعر شاملًا للضريبة وتريد فصلها، فافعل ذلك قبل إدخاله باستخدام حاسبة ضريبة القيمة المضافة، ولا تترك التقريب لمرحلة لاحقة.
أسئلة شائعة
هل الفرق يمكن أن يكون أكثر من هللة؟
مع بنود كثيرة كل منها ينتهي بنصف هللة، قد يتراكم الفرق إلى عدة هللات. كل بند يساهم بنصف هللة على الأكثر.
هل الشاشة والملف يعرضان الرقم نفسه؟
نعم، الملخص على الشاشة والملف مبنيان من الحساب نفسه، فلا يختلفان ولو بهللة.
هل أستطيع إيقاف التقريب لكل بند؟
لا، هذه طريقة الأداة الثابتة، وهي التي تضمن أن تُجمع السطور المطبوعة إلى الإجمالي.