العميل أرسل صورة التحويل ويطلب سند القبض الآن، هل أصدره قبل وصول المبلغ لحسابي؟
لا. انتظر حتى يظهر المبلغ في حسابك أنت. سند القبض إقرار منك بأنك استلمت المال، والأداة لا تستطيع أن ترى حسابك البنكي أو تتحقق من أي تحويل، وتذييل كل سند يقول ذلك. إن كان العميل مستعجلًا فأرسل له ما يثبت المطلوب دون أن تقرّ باستلام لم يحدث.
لماذا الانتظار مهم؟
صورة شاشة التحويل تُلتقط من جوال العميل لحظة الضغط على «تحويل». قد يُرفض التحويل بعدها لسبب تقني، أو يتأخر بين بنكين يومًا أو أكثر، أو تكون الصورة لتحويل قديم أو معدّلة. إن أصدرت السند في هذه اللحظة، فقد أصبح بيد العميل مستند موقّع منك يقول إنك قبضت المبلغ، حتى لو لم يصل أبدًا.
والسند هنا لا يحمي أيًّا منكما إن كان خطأً. مستند يقول شيئًا غير صحيح يسبب خلافًا لاحقًا بدل أن يمنعه.
ماذا تفعل خطوة بخطوة
- اشكر العميل على صورة التحويل، وأخبره أنك ستصدر السند فور ظهور المبلغ في حسابك.
- افتح تطبيق بنكك وابحث عن العملية بالمبلغ واسم المحوِّل، لا تكتفِ بالإشعار النصي وحده.
- حين يظهر المبلغ، افتح منشئ الإيصالات واختر «تحويل بنكي»، وانسخ رقم العملية من كشفك أنت إلى حقل التفاصيل.
- اجعل «تاريخ الدفع» يوم وصول المبلغ إلى حسابك.
- أنشئ ملف PDF وأرسله للعميل في المحادثة نفسها.
العميل مستعجل: ماذا أرسل له الآن؟
غالبًا يحتاج العميل ورقة يقدّمها لجهة عمله أو يحفظها قبل موعد معين. إن كان ما يحتاجه إثبات ما هو مستحق عليه وما تم الاتفاق عليه، فالفاتورة تؤدي ذلك دون أن تدّعي استلامًا. جهّزها عبر منشئ الفواتير الأساسي واترك خانة «المدفوع» فارغة إلى أن يصل المبلغ.
وإن أصرّ على السند الآن، فالأصدق أن تقول له بوضوح: «سأرسله خلال دقائق من وصول المبلغ». معظم العملاء يتفهمون ذلك حين يعرفون السبب.
حالات يتأخر فيها الوصول
- التحويل بين بنكين مختلفين قد يستغرق وقتًا أطول من التحويل داخل البنك نفسه.
- التحويل في نهاية الأسبوع أو في عطلة رسمية قد يُعالج في يوم العمل التالي.
- التحويل الدولي قد يصل بمبلغ أقل بسبب رسوم البنوك الوسيطة، فاكتب في السند ما وصل فعلًا.
في كل هذه الحالات يبقى القرار واحدًا: السند يتبع المال، لا الصورة.
أسئلة شائعة
أصدرت السند مبكرًا ثم لم يصل التحويل، ماذا أفعل؟
أبلغ العميل كتابيًا فورًا أن المبلغ لم يصل وأن السند رقم كذا لا يُعتد به، واحتفظ بتلك الرسالة. الأداة لا تملك وسيلة لإلغاء ملف أرسلته.
هل يمكن أن تتحقق الأداة من التحويل لو أدخلت رقمه؟
لا. رقم العملية نص يُطبع كما كتبته، والأداة غير متصلة بأي بنك.