هل أرقّم سندات القبض بتسلسل مستقل عن أرقام الفواتير؟

لماذا لا يكفي تسلسل واحد؟

الفاتورة والسند يصفان حدثين مختلفين: الفاتورة تقول ما هو مستحق، والسند يقول ما وصل. فاتورة واحدة قد يقابلها سند واحد، أو ثلاثة سندات لأقساط، أو لا شيء بعد. وقد يصلك عربون قبل أن تصدر أي فاتورة. لو أعطيت الاثنين الرقم نفسه أو التسلسل نفسه، فستجد ثغرات وأرقامًا مكررة لا يفهمها أحد.

بادئة مختلفة لكل نوع تحل هذا من النظرة الأولى: من يرى RCT يعرف أنه أمام سند قبض، ومن يرى INV يعرف أنه أمام فاتورة.

نظام بسيط يكفي متجرًا صغيرًا

1. اختر بادئة للسندات لا تشبه بادئة الفواتير، مثل RCT، وأضف السنة ثم رقمًا من أربع خانات: RCT-⁦2026-0001⁩.
2. أنشئ جدولًا بأعمدة قليلة: رقم السند، التاريخ، اسم العميل، المبلغ، رقم الفاتورة المرجعية إن وُجد.
3. قبل كل سند جديد، انظر إلى آخر سطر في الجدول واستخدم الرقم التالي، ثم أضف سطر السند الجديد فورًا.
4. في منشئ الإيصالات اكتب الرقم في «رقم الإيصال»، واكتب رقم الفاتورة في «رقم الفاتورة المرجعية» حين يكون السند سدادًا لفاتورة.
5. ابدأ من 0001 مع بداية كل سنة إن أردت، فالسنة في الرقم تمنع التكرار.

ما الذي لا تفعله الأداة؟

لا تتذكر الأداة آخر رقم استخدمته، ولا تقترح الرقم التالي، ولا تمنعك من تكرار رقم سابق. كل ما يحدث داخل متصفحك يُنسى بعد إغلاق الصفحة. المثال المحمَّل فيها يبدأ برقم مثل RCT-⁦2026-0001⁩، لكنه مجرد مثال وليس عدّادًا. لهذا فالجدول ليس خطوة إضافية، بل هو الذاكرة الوحيدة لتسلسلك.

اسم الملف الذي تنزّله يُبنى من رقم السند، مثل receipt-RCT-⁦2026-0001⁩.pdf، فإذا حفظت الملفات في مجلد واحد رُتّبت تلقائيًا بترتيب أرقامها.

حقل الفاتورة المرجعية بالتفصيل

• هو اختياري، ولا يظهر سطره في السند إن تركته فارغًا، كما في سند عربون قبل الفاتورة.
• يتسع لثلاثين حرفًا، ويُطبع كما كتبته.
• الأداة لا تتحقق من أن الفاتورة موجودة، فانسخ الرقم من الفاتورة نفسها لا من ذاكرتك.

وحين تصدر الفاتورة عبر منشئ الفواتير الأساسي لاحقًا، اذكر فيها المبلغ المستلم في خانة «المدفوع» واكتب رقم السند في ملاحظاتها، فيصبح الربط في الاتجاهين.