كيف أصدر إيصالًا للدفعة الثانية من فاتورة مقسطة؟

المثال: فاتورة 9,000 ريال على ثلاث دفعات

صممت متجرًا إلكترونيًا لعميل بفاتورة رقمها INV-⁦2026-0031⁩ وإجماليها 9,000 ريال، واتفقتما على ثلاث دفعات متساوية. الدفعة الأولى وصلت الشهر الماضي وأصدرت لها إيصالًا، واليوم وصلت الثانية بتحويل بنكي.

1. في منشئ الإيصالات اكتب رقمًا جديدًا للإيصال، لا رقم إيصال الدفعة الأولى، مثل RCT-⁦2026-0047⁩.
2. أدخل المبلغ 3000، فيظهر 3,000.00 SAR. هذا ما وصلك اليوم فقط، لا إجمالي الفاتورة.
3. اختر «تحويل بنكي» واكتب رقم الحوالة في التفاصيل.
4. في «رقم الفاتورة المرجعية» اكتب INV-⁦2026-0031⁩ كما هو في الفاتورة حرفًا بحرف.
5. في «سبب الدفع» اكتب: «الدفعة الثانية من ثلاث عن تصميم المتجر الإلكتروني».
6. في الملاحظات يمكنك أن تذكر المتبقي بعد هذه الدفعة: «المتبقي على الفاتورة 3,000.00 ريال».

لماذا لا يحسب الإيصال المتبقي بنفسه؟

لأنه مستند بمبلغ واحد: يثبت أنك استلمت هذا المبلغ، في هذا التاريخ، عن هذا السبب. حقل رقم الفاتورة نص يُطبع كما كتبته، والأداة لا تتحقق من أن الفاتورة موجودة ولا تعرف إجماليها. لذلك سطر المتبقي في الملاحظات تكتبه أنت، فراجعه قبل الإنشاء.

المكان الذي يُحسب فيه المتبقي فعلًا هو الفاتورة. في منشئ الفواتير الأساسي خانة اسمها «المدفوع» تُطرح من الإجمالي فيظهر «المبلغ المستحق». بفاتورة إجماليها 9,000 ومدفوع 6,000 يظهر المستحق 3,000.00، وهو ما حسبته الأداة فعلًا. أرسل هذه النسخة المحدّثة مع الإيصال إن طلب العميل كشفًا بالوضع.

أخطاء شائعة مع الدفعات

• كتابة إجمالي الفاتورة في الإيصال بدل مبلغ الدفعة، فيبدو كأن العميل سدد كل شيء.
• إعادة استخدام رقم إيصال الدفعة الأولى، فيصبح لديك مستندان مختلفان بالرقم نفسه.
• كتابة رقم الفاتورة بصيغة مختلفة في كل إيصال، فتكتب 31 في إيصال، ثم INV-⁦2026-0031⁩ في الإيصال التالي، فيصعب البحث لاحقًا.
• إصدار إيصال الدفعة الثالثة مسبقًا «لتوفير الوقت» قبل وصولها.

في آخر دفعة

حين تصل الدفعة الثالثة، اكتب في سبب الدفع «الدفعة الأخيرة من ثلاث»، وفي الملاحظات «سُددت الفاتورة بالكامل». ثلاثة إيصالات بأرقام متتالية ومرجع واحد تعطي العميل ولك سجلًا نظيفًا يمكن تتبعه بسهولة.