لماذا تقول أداة الفاتورة إن المبلغ المدفوع أكبر من الإجمالي؟

كيف تتحقق الأداة؟

ترتيب الحساب ثابت: مجموع البنود، ثم الخصم، ثم الضريبة على المبلغ بعد الخصم، فيخرج الإجمالي. بعدها فقط يُقارن المبلغ المدفوع بالإجمالي. إن زاد عليه ولو بهللة واحدة، تظهر الرسالة تحت خانة المدفوع، ويتوقف عرض المجاميع، ولا يُنشأ ملف PDF حتى تصلح الرقم.

مثال حقيقي من منشئ الفواتير الأساسي: خدمة بقيمة 3,000 ريال، ونسبة ضريبة أدخلتها 15، فالإجمالي 3,450.00. إذا كتبت في المدفوع 4000 ظهر الخطأ فورًا، لأن 4,000 أكبر من 3,450.

السبب الأول: الإجمالي أصغر مما تظن

هذا يحدث أكثر مما نتوقع. العميل حوّل لك 3,450 فعلًا، لكنك نسيت كتابة نسبة الضريبة، فصار إجمالي الفاتورة 3,000 فقط، وأي رقم فوقه مرفوض. تحقق من هذه النقاط بالترتيب:

• هل كتبت نسبة الضريبة إن كنت تفرضها؟ الخانة الفارغة تعني لا ضريبة.
• هل أدخلت كل البنود؟ بند منسي مثل رسوم الشحن يجعل الإجمالي ناقصًا.
• هل الكمية صحيحة؟ كمية 1 بدل 10 تخفض الإجمالي كثيرًا.
• هل الخصم أكبر من المتفق عليه؟ تأكد من نوعه: نسبة مئوية أم مبلغ ثابت.

إذا كانت أسعارك تشمل الضريبة وحوّل العميل السعر الشامل، فاستخرج السعر قبل الضريبة أولًا عبر حاسبة ضريبة القيمة المضافة، ثم أدخله في الفاتورة لتطابق المبلغ المحوّل.

السبب الثاني: العميل دفع أكثر فعلًا

أحيانًا تكون الفاتورة صحيحة والعميل هو من دفع زيادة، أو دفع مرة واحدة عن فاتورتين. في هذه الحالة لا تجعل هذه الفاتورة تحمل المبلغ كله. سجّل فيها حصتها فقط، أي 3,450 في المثال، فيصبح المستحق 0.00. أما الفرق فتعامل معه بطريقة واضحة يعرفها العميل:

• اكتب في ملاحظات الفاتورة التالية أن جزءًا من قيمتها مدفوع مسبقًا، وأدخل ذلك الجزء في خانة المدفوع هناك.
• أو أعد الفرق للعميل، واذكر ذلك في رسالة مكتوبة.

كيف تُعالج الدفعات الزائدة في دفاترك سؤال لمحاسبك. دور الأداة أن تمنع فاتورة تقول إن العميل مدين بمبلغ سالب.

لماذا لا تقبل الأداة مستحقًا سالبًا؟

لأن فاتورة تنتهي بمبلغ مستحق سالب مربكة لكل من يقرؤها: هل أنت المدين الآن؟ الأوضح أن تبقى كل فاتورة بين الصفر وإجماليها، وأن يُسجَّل أي رصيد زائد في مستند منفصل أو في الفاتورة التالية.