العميل دفع عربونًا قبل التصوير، كيف أظهره في الفاتورة النهائية؟
اكتب قيمة العمل كاملة في البنود كأن العربون لم يُدفع، ثم ضع مبلغ العربون في خانة «المبلغ المدفوع». ستطبع الأداة الإجمالي، ثم سطر المدفوع، ثم «المبلغ المستحق» بخط بارز، وهو ما بقي على العميل فعلًا.
لماذا لا تطرح العربون من السعر مباشرة؟
قد يبدو أسهل أن تكتب سعر الجلسة 2,000 بدل 3,000 لأن العميل دفع ألفًا. لكن هذا يجعل الفاتورة تقول إن قيمة العمل ألفان، وهذا غير صحيح. إذا حسبت الضريبة على المبلغ المخفض فستحسبها على جزء من العمل فقط، وإذا عاد العميل أو محاسبه للفاتورة لاحقًا فلن يجد أثرًا للعربون.
الأصح أن تبقى القيمة الحقيقية ظاهرة، وأن يظهر العربون كدفعة مستلمة. هذا ما صُممت له خانة المبلغ المدفوع في منشئ الفواتير الأساسي.
الخطوات مع مثال مصور
مصورة أعراس اتفقت مع عميلة على جلسة بقيمة 3,000 ريال قبل الضريبة، واستلمت عربونًا قدره 1,000 ريال عند الحجز. أدخلت في خانة النسبة الرقم 15، وهي النسبة التي تكتبها أنت بحسب وضعك.
- أضف بندًا واحدًا: «تصوير حفل زفاف، تغطية كاملة»، الكمية 1، السعر 3000.
- اكتب 15 في خانة نسبة الضريبة إن كنت تفرض ضريبة، أو اتركها فارغة إن لم تكن.
- اكتب 1000 في خانة «المبلغ المدفوع».
- في الملاحظات اكتب: «العربون مستلم بتاريخ 3 أغسطس، إيصال رقم R-2026-0117».
- راجع الملخص على الشاشة، ثم أنشئ ملف PDF ونزّله.
المجموع الفرعي: 3,000.00 SAR
الضريبة (15%): 450.00 SAR
الإجمالي: 3,450.00 SAR
المدفوع: -1,000.00 SAR
المبلغ المستحق: 2,450.00 SAR
لاحظ أن الضريبة حُسبت على قيمة العمل كاملة، وأن العربون طُرح من الإجمالي بعد الضريبة. الرقم نفسه يظهر في ملخص الشاشة وفي الملف، لأن الاثنين يأتيان من حساب واحد.
اربط الفاتورة بإيصال العربون
عند استلام العربون يُفضَّل أن تعطي العميل إيصالًا من منشئ الإيصالات. ذِكر رقم ذلك الإيصال في ملاحظات الفاتورة يجعل المستندين يشيران إلى بعضهما، فلا يسأل أحد لاحقًا: هل الألف هذه دفعة إضافية أم هي العربون نفسه؟
وإذا دفعت العميلة الباقي يوم التسليم، يمكنك أن تصدر لها إيصالًا ثانيًا بالمبلغ 2,450 نفسه.
أخطاء شائعة
- كتابة العربون كبند بسعر سالب: الأداة لا تقبل أسعارًا سالبة، والخانة المخصصة أوضح.
- نسيان خانة الضريبة ثم إدخال مبلغ مدفوع أكبر من الإجمالي، فترفضه الأداة برسالة خطأ.
- إعادة استخدام رقم فاتورة سابقة: الأداة لا تحفظ أرقامك، فسجّلها أنت في جدول.