ماذا تكتب في الفاتورة البسيطة؟
تبيع لعملائك وتحتاج مستندًا واضحًا يطلب الدفع ويوثق ما بعته. الفاتورة البسيطة تؤدي هذا الغرض في حالات كثيرة، لكن هناك حالة مهمة لا تكفي فيها، ويجب أن تعرفها قبل أي شيء.
أولًا: متى لا تكفي الفاتورة البسيطة؟
إذا كانت منشأتك ملزمة بالفوترة الإلكترونية، كالمنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة في السعودية ضمن متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك «فاتورة»، فملف PDF من مولد فواتير بسيط لا يفي بتلك المتطلبات. لا يحتوي رمز QR الضريبي ولا ملف XML ولا الختم التشفيري، ولا يتصل بأنظمة الهيئة. تحقق من التزاماتك من الهيئة أو من محاسبك، واستخدم نظامًا معتمدًا إن كنت ملزمًا.
بعيدًا عن هذه الحالة، الفاتورة البسيطة مفيدة جدًا: للمستقلين غير الملزمين، وللتعامل مع عملاء في دول أخرى، وللطلبات الداخلية، ولأي حالة تحتاج فيها مستندًا مرتبًا يوضح المبلغ المستحق.
قائمة التحقق
- اسمك أو اسم نشاطك وطريقة التواصل.
- اسم العميل أو الجهة.
- رقم فاتورة فريد لا يتكرر أبدًا.
- تاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق.
- البنود: الوصف والكمية وسعر الوحدة وإجمالي كل بند.
- العملة بوضوح.
- الخصم إن وجد، ثم الضريبة بنسبتها ومبلغها، ثم الإجمالي.
- تعليمات الدفع: رقم الحساب أو طريقة الدفع والمدة المتاحة.
رقم الفاتورة مسؤوليتك
الأداة لا تحفظ الفواتير ولا تولّد أرقامًا متسلسلة، فأنت من يكتب الرقم ويحرص على ألا يتكرر. طريقة بسيطة: السنة ثم رقم متسلسل، مثل 2026-0042، مع جدول صغير تسجل فيه كل رقم استخدمته.
الطريقة
- افتح منشئ الفواتير الأساسي.
- املأ بياناتك وبيانات العميل ورقم الفاتورة وتاريخي الإصدار والاستحقاق.
- أضف البنود، ثم الخصم ونسبة الضريبة إن وجدا.
- أضف تعليمات الدفع، ونزّل الفاتورة ملف PDF جاهزًا للطباعة.
فاتورة أم إيصال أم عرض سعر؟
- عرض السعر يأتي قبل الاتفاق ويقترح سعرًا. أنشئه عبر منشئ عروض الأسعار.
- الفاتورة تطلب الدفع بعد الاتفاق أو التسليم.
- الإيصال يؤكد أنك استلمت الدفع. أنشئه عبر منشئ الإيصالات. وانتبه: الإيصال يوثق ما تكتبه أنت، ولا يتحقق من أن المبلغ وصل فعلًا.
وإن كانت أسعارك تشمل الضريبة وتحتاج فصلها، فاستخرج الأرقام أولًا عبر حاسبة ضريبة القيمة المضافة.
أسئلة شائعة
هل الفاتورة تدعم أكثر من نسبة ضريبة؟
لا. هناك نسبة واحدة تُطبق على المبلغ بعد الخصم، والبنود المعفاة أو ذات النسب المختلفة غير مدعومة.
كم بندًا يمكن إضافته؟
حتى 200 بند، وقد جُرّبت فاتورة من 45 بندًا على عدة صفحات مع تكرار رأس الجدول والتذييل.
هل تُحفظ الفاتورة عندكم؟
لا. تُنشأ داخل متصفحك ولا تُحفظ، فاحتفظ بنسختك من ملف PDF.