منشئ الفواتير الأساسي: أسئلة وشروح
كل شرح هنا يجيب عن سؤال واحد بمثال عملي، ثم يوصلك إلى الأداة لتجربه بنفسك. عدد الشروح: 27.
الأسئلة
- ماذا تكتب في الفاتورة البسيطة؟قائمة بما يجب أن تتضمنه الفاتورة البسيطة لعملائك، والفرق بينها وبين الإيصال، ومتى تحتاج نظام فوترة إلكترونية معتمدًا بدلها.
- أنا مستقل في دبي، هل تكفيني فاتورة PDF بسيطة أم أحتاج نظام فوترة إلكترونية؟ما تقدمه فاتورة PDF بسيطة لمستقل في الإمارات وما لا تقدمه، ومن يحدد إلزامية الفوترة الإلكترونية، مع مثال محسوب بالنسبة التي تدخلها.
- العميل دفع عربونًا قبل التصوير، كيف أظهره في الفاتورة النهائية؟اكتب قيمة الجلسة كاملة ثم أدخل العربون في خانة المبلغ المدفوع، فتظهر الفاتورة الإجمالي والمدفوع والمتبقي. مثال مصور بمبلغ 3,000 ريال.
- لماذا تقول أداة الفاتورة إن المبلغ المدفوع أكبر من الإجمالي؟سبب رسالة «المبلغ المدفوع أكبر من إجمالي الفاتورة» وكيف تصلحها: بند ناقص، ضريبة لم تُدخل، أو عميل دفع أكثر من قيمة هذه الفاتورة.
- كيف أصدر فاتورة بنصف قيمة المشروع قبل أن أبدأ العمل؟فاتورة دفعة مقدمة ببند واحد يذكر المرحلة ورقم عرض السعر، ثم فاتورة ثانية بالنصف الباقي. مثال لمشروع موقع بقيمة 12,000 ريال.
- كيف أفوتر 37 ساعة و45 دقيقة عمل برمجة بسعر الساعة؟حوّل الدقائق إلى كسر عشري قبل إدخال الكمية: 37 ساعة و45 دقيقة تساوي 37.75 وليس 37.45. مثال مطور بسعر 180 درهمًا للساعة.
- ما العملة وحقل الضريبة المناسبان عند فوترة عميل في أمريكا؟اختر العملة المتفق عليها من القائمة واترك خانة الضريبة فارغة إن لم تفرض ضريبة. لا تحويل عملات في الأداة. مثال بمبلغ 2,250 دولارًا.
- أين أكتب الآيبان واسم البنك ومهلة السداد في الفاتورة؟خانة «تعليمات الدفع» تُطبع كفقرة مستقلة تحت المجاميع، وتاريخ الاستحقاق يظهر في رأس الفاتورة. هكذا ترتب بيانات التحويل ليدفع العميل بلا أسئلة.
- لماذا ظهرت ضريبة 15.00 في الفاتورة بينما حسابي يعطي 14.9985؟الريال له خانتان عشريتان فقط، فتقرّب الأداة الضريبة إلى أقرب هللة مع تقريب النصف إلى الأعلى. شرح بمثال 99.99 ريال وكيف يتطابق الملخص مع الملف.
- لماذا يظهر خطأ عند إدخال تاريخ الاستحقاق في الفاتورة؟الأداة ترفض تاريخ استحقاق يسبق تاريخ الفاتورة. الأسباب المعتادة: تعديل تاريخ الفاتورة بعد اختيار الاستحقاق، أو قراءة خاطئة لترتيب اليوم والشهر.
- هل أظهر الخصم كسطر في الفاتورة أم أكتب السعر بعد الخصم مباشرة؟الطريقتان تعطيان الإجمالي نفسه لأن الأداة تطبق الخصم قبل الضريبة، لكن سطر الخصم الظاهر يوثق ما وفره العميل. مثال بمبلغ 2,000 ريال وخصم 10%.
- هل من الآمن إدخال الرقم الضريبي وعنوان عميلي في منشئ فواتير على الإنترنت؟في هذه الأداة تُبنى الفاتورة داخل متصفحك ولا تُرسل بيانات العميل إلى خادم ولا تُحفظ. ماذا يعني ذلك عمليًا، ولماذا يجب أن تحتفظ بنسختك من كل فاتورة.
- لماذا يظهر في أسفل كل صفحة من فاتورتي أنها ليست فاتورة إلكترونية معتمدة؟معنى التنبيه المطبوع في تذييل كل صفحة، ولماذا لا يمكن إزالته، وما الذي ينقص الملف ليكون فاتورة إلكترونية، وماذا تقول لعميل يسأل عنه.
- كيف أصدر فاتورة بالدينار البحريني وأحسب الضريبة لأقرب فلس؟عند اختيار BHD تنتقل كل المبالغ إلى ثلاث خانات عشرية، ويُقرَّب كل بند والضريبة إلى أقرب فلس. مثال محسوب بنسبة تدخلها أنت.
- عميلي السعودي قسم محاسبته يقرأ الإنجليزية، هل أصدر الفاتورة باللغتين؟خيار «ثنائي اللغة» يطبع كل عنوان بالعربية والإنجليزية في صفحة من اليمين إلى اليسار، لكنه لا يترجم وصف البنود. متى تختاره وكيف تكتب البنود.
- لماذا أصبح الرقم البارز في الفاتورة هو المبلغ المستحق وليس الإجمالي؟بمجرد إدخال مبلغ مدفوع تضيف الأداة سطري المدفوع والمبلغ المستحق وتبرز المستحق، لأنه ما بقي على العميل. متى يحدث ذلك وكيف تعيد الإجمالي إلى الواجهة.
- العميل دفع قسطين من ثلاثة وتأخر، كيف أرسل له الفاتورة بالمتبقي؟أعد إنشاء الفاتورة بالرقم والتاريخ نفسيهما، واجمع الأقساط المستلمة في خانة المدفوع، وأضف ملاحظة تذكير. هكذا يرى العميل المتبقي بالضبط.
- أبيع بأسعار شاملة الضريبة، كيف أطلع فاتورة تظهر السعر قبل الضريبة والضريبة؟الأداة تضيف الضريبة فوق سعر الوحدة، فأدخل السعر قبل الضريبة. كيف تستخرجه من السعر الشامل، ومتى يظهر فرق هللة، مع مثال 57.50 ريال.
- الشركة طلبت كتابة رقم أمر الشراء الخاص بها على الفاتورة، أين أضعه؟لا توجد في الأداة خانة مخصصة لرقم أمر الشراء، فضعه حيث يراه قسم الحسابات: في بيانات العميل أو في وصف البند الأول أو في الملاحظات. مع مثال مطابق للأمر.
- زبون اشترى من متجري ويطلب فاتورة باسم شركته ليسترد المبلغ، ماذا أكتب؟ضع اسم الشركة وعنوانها ورقمها الضريبي أو السجل في بيانات العميل، واكتب البنود بالأسعار الفعلية، وأدخل المبلغ كاملًا مدفوعًا ليظهر المستحق صفرًا.
- هل تُحسب الضريبة في الفاتورة على مصاريف السفر التي أضيفها كبند؟الأداة تطبق نسبة ضريبة واحدة على كل البنود بعد الخصم، فأي مصروف تضيفه كبند يُحسب عليه الضريبة مثل أتعابك. مثال مصور بمبلغ 2,500 درهم ومصاريف 300.
- كيف أطلع فاتورة جملة فيها 120 صنفًا على عدة صفحات بشكل مرتب؟حتى 200 بند في الفاتورة الواحدة، مع تكرار رأس الجدول والتذييل ورقم الصفحة في كل صفحة، والمجاميع في النهاية. ما يجب أن تعرفه قبل إدخال 120 صنفًا.
- لماذا اسم ملف الفاتورة المحمَّل invoice.pdf فقط دون رقم الفاتورة؟اسم الملف يُبنى من رقم الفاتورة بالحروف اللاتينية والأرقام الغربية فقط، فالرقم المكتوب بالعربية يختفي من الاسم. كيف تكتب الرقم ليظهر في اسم الملف.
- هل منشئ الفواتير أفضل من قالب فاتورة في إكسل؟مقارنة صريحة: المنشئ يقرّب كل بند بدقة ويكشف الأخطاء ويخرج PDF بعربية سليمة، والإكسل يحفظ السجل ويسمح بأعمدة خاصة. ولماذا يجمع كثيرون بينهما.
- لست مسجلًا في ضريبة القيمة المضافة، هل أترك خانة الضريبة فارغة أم أكتب صفرًا؟الخانة الفارغة تحذف سطر الضريبة من الفاتورة، وكتابة صفر تطبع سطر «الضريبة (0%)» بقيمة 0.00. الفرق في ما يفهمه العميل، ولماذا لا تضع رقمًا ضريبيًا لا تملكه.
- هل أرسل الفاتورة للعميل على واتساب كملف PDF أم كصورة؟أرسلها ملف PDF كمستند لا كلقطة شاشة: واتساب يضغط الصور عادة فتتشوش الأرقام الصغيرة، والملف يبقى حادًا وقابلًا للطباعة بكل صفحاته. مع خطوات الإرسال.
- أورّد الكيك لمقهى كل أسبوع، كيف أجمع الطلبات في فاتورة واحدة آخر الشهر؟بند لكل توريدة بتاريخها وكميتها، والأداة تجمع الشهر. هكذا يطابق المقهى كل توريدة بسجلاته، مع مثال أربع توريدات بإجمالي 4,465 ريالًا.