لماذا أصبح الرقم البارز في الفاتورة هو المبلغ المستحق وليس الإجمالي؟
لأنك كتبت رقمًا في خانة «المبلغ المدفوع». عندها تضيف الأداة سطرين تحت الإجمالي، المدفوع ثم المبلغ المستحق، وتجعل المستحق هو الرقم الأكبر والأبرز، لأنه ما يجب على العميل دفعه الآن. الإجمالي لا يختفي، بل يبقى ظاهرًا فوقه. امسح خانة المدفوع وسيعود الإجمالي رقمًا رئيسيًا.
شكل كتلة المجاميع في الحالتين
خذ فاتورة تصميم داخلي بقيمة 9,000 ريال بلا ضريبة. هذا ما يعرضه منشئ الفواتير الأساسي قبل إدخال أي دفعة:
المجموع الفرعي: 9,000.00 SAR
الإجمالي: 9,000.00 SAR (الرقم البارز)
ثم كتبت 6000 في خانة المبلغ المدفوع لأن العميل حوّل دفعتين:
المجموع الفرعي: 9,000.00 SAR
الإجمالي: 9,000.00 SAR
المدفوع: -6,000.00 SAR
المبلغ المستحق: 3,000.00 SAR (الرقم البارز)
في ملف PDF يُطبع الإجمالي والمبلغ المستحق كلاهما بخط عريض، وفي ملخص الشاشة يظهر المستحق بحجم أكبر من بقية الأسطر. الفكرة أن عين القارئ تذهب مباشرة إلى المبلغ الذي يطلبه منه المستند.
لماذا هذا التصميم منطقي؟
تخيل أن العميل فتح الفاتورة على جواله وهو في اجتماع. إن كان الرقم البارز 9,000 فقد يحوّل المبلغ كله مرة أخرى، أو يرد عليك مستغربًا لأنه دفع ثلثيه. إبراز 3,000 يمنع هذا الخطأ. وفي الوقت نفسه يبقى الإجمالي والمدفوع ظاهرين، فيستطيع المحاسب التحقق من الحساب دون أن يسألك.
متى تترك خانة المدفوع فارغة؟
- فاتورة جديدة لم يُدفع منها شيء: اتركها فارغة، والإجمالي هو المطلوب.
- فاتورة مدفوعة بالكامل يريدها العميل كمرجع: أدخل المبلغ كله، فيظهر المستحق 0.00 بوضوح.
- دفعة لم تصل بعد وإن وعد بها العميل: لا تكتبها، فالخانة لما استُلم فعلًا.
ولاحظ أن كتابة 0 في خانة المدفوع مثل تركها فارغة: لا تظهر أسطر المدفوع والمستحق إلا عندما يكون المبلغ أكبر من صفر.
وثّق كل دفعة
الرقم في خانة المدفوع هو ما تقوله أنت، والأداة لا تتحقق منه ولا تعرف تواريخ الدفعات. لذلك اذكر في الملاحظات تاريخ كل دفعة ومبلغها، وأعطِ العميل إيصالًا لكل منها من منشئ الإيصالات، فتصبح الفاتورة والإيصالات سجلًا واحدًا متطابقًا.