لماذا يظهر خطأ عند إدخال تاريخ الاستحقاق في الفاتورة؟
لأن تاريخ الاستحقاق الذي اخترته يقع قبل تاريخ الفاتورة، والأداة لا تقبل ذلك وتعرض رسالة «لا يمكن أن يسبق هذا التاريخ تاريخ المستند». الحل إما تصحيح أحد التاريخين، أو ترك الاستحقاق فارغًا لأنه اختياري أصلًا.
لماذا هذه القاعدة؟
تاريخ الاستحقاق هو آخر يوم يُنتظر فيه الدفع. فاتورة تصدر في 20 سبتمبر وتطلب الدفع قبل 10 سبتمبر تطلب شيئًا مستحيلًا، والعميل الذي يقرؤها لن يعرف أي التاريخين هو الخطأ. لذلك يتحقق منشئ الفواتير الأساسي من هذا قبل إنشاء الملف، ولا يُنشئ PDF حتى يُصحح.
أما أن يكون الاستحقاق في اليوم نفسه فمقبول، وهو مناسب لفاتورة تُدفع عند الاستلام.
الأسباب التي نراها غالبًا
- غيّرت تاريخ الفاتورة بعد أن اخترت الاستحقاق: مثلًا اخترت الاستحقاق 30 سبتمبر، ثم قررت أن تؤرخ الفاتورة 5 أكتوبر لأن التسليم تأخر، فأصبح الاستحقاق قبلها.
- أدخلت التاريخ يدويًا وقرأت ترتيب اليوم والشهر خطأ: بعض المتصفحات تعرض الشهر أولًا، فيصبح 09/10 هو العاشر من سبتمبر لا التاسع من أكتوبر.
- كتبت سنة خاطئة، مثل 2025 بدل 2026، وهذا يحدث كثيرًا في أول أيام السنة الجديدة.
- ملأت الاستحقاق من فاتورة قديمة ونسيت تحديثه.
كيف تصلحه بسرعة
- انظر إلى تاريخ الفاتورة أولًا وتأكد أنه التاريخ الذي تريده فعلًا.
- افتح منتقي التاريخ في خانة الاستحقاق واختر اليوم من التقويم بدل الكتابة، فهذا يزيل لبس ترتيب اليوم والشهر.
- إن لم يكن هناك موعد محدد، امسح خانة الاستحقاق واكتب الشرط في تعليمات الدفع، مثل «السداد عند الاستلام».
- أعد إنشاء ملف PDF، وتحقق من التاريخين في رأس الفاتورة في المعاينة.
وماذا عن الفواتير بتاريخ قديم؟
أحيانًا تصدر فاتورة اليوم عن عمل انتهى الشهر الماضي. الأداة لا تمنع تاريخ فاتورة قديمًا، لكنها تشترط فقط أن يأتي الاستحقاق بعده أو في يومه. هل يصح إصدار فاتورة بتاريخ سابق في نشاطك؟ هذه مسألة محاسبية يحددها محاسبك، لا الأداة. والأوضح غالبًا أن تؤرخ الفاتورة بيوم إصدارها وتذكر فترة العمل في وصف البند، مثل «خدمات شهر أغسطس».
وإن كان العميل قد دفع مقدمًا ولا يوجد ما يُستحق، فربما يكون ما تحتاجه إيصالًا من منشئ الإيصالات لا فاتورة بتاريخ استحقاق.