هل منشئ الفواتير أفضل من قالب فاتورة في إكسل؟

أين يتفوق منشئ الفواتير؟

• التقريب: كل بند يُقرَّب إلى الهللة ثم تُجمع البنود، فما تراه في الجدول هو بالضبط ما يُجمع. في الجدول الإلكتروني قد تُظهر الخلية 7.01 وتحتفظ خلفها بالرقم 7.005 إن لم تستخدم دالة تقريب، فلا تتطابق الأسطر الظاهرة مع المجموع أحيانًا.
• التحقق: يرفض خصمًا أكبر من المجموع الفرعي، ومبلغًا مدفوعًا أكبر من الإجمالي، وتاريخ استحقاق قبل تاريخ الفاتورة، وبندًا بلا وصف أو بكمية صفر.
• ملف PDF ثابت: لا يستطيع أحد تعديل رقم فيه بالخطأ كما يحدث مع ملف إكسل مرسل، ويظهر بالشكل نفسه على أي جهاز.
• العربية: الصفحة تُبنى من اليمين إلى اليسار بخط يدعم العربية، مع خيار ثنائي اللغة.

مثال بأرقام تحتاج إلى تقريب

متجر يبيع 7 علب شاي بسعر 14.99 و3 أكياس سكر صغيرة بسعر 2.335، بنسبة ضريبة أدخلها 15. هذا ما يخرجه منشئ الفواتير الأساسي:

كل رقم هنا قابل للدفع ومتسق مع ما فوقه، ولم تحتج إلى كتابة أي معادلة.

أين يتفوق الإكسل؟

• السجل: الملف يحفظ كل فواتيرك، بينما المنشئ لا يحفظ شيئًا ولا يتذكر آخر رقم استخدمته.
• المرونة: تستطيع إضافة عمود للضريبة لكل بند أو للبنود المعفاة أو لرقم القطعة، والمنشئ لا يدعم إلا نسبة ضريبة واحدة وخمسة أعمدة ثابتة.
• الشعار والهوية: المنشئ لا يضيف شعارًا، والإكسل يسمح بتصميمك الخاص.
• التقارير: من جدول واحد تعرف مبيعات الشهر وما لم يُحصَّل بعد.

طريقة عملية تجمع بين الاثنين

احتفظ بجدول بسيط في الإكسل أو جداول جوجل كسجل فقط: رقم الفاتورة والتاريخ والعميل والإجمالي والحالة. ثم أنشئ كل فاتورة في المنشئ ونزّلها PDF، وضع اسم الملف في السجل. وإن كنت ترسل عروض أسعار، فأنشئها في منشئ عروض الأسعار بالطريقة نفسها وسجّل رقمها في العمود المجاور.

وتذكّر أن الاثنين، المنشئ وقالب الإكسل، ليسا نظام فوترة إلكترونية معتمدًا. إن كانت منشأتك ملزمة بذلك، فلا يغني عنه أي منهما.