زبون اشترى من متجري ويطلب فاتورة باسم شركته ليسترد المبلغ، ماذا أكتب؟

من يُكتب في «فاتورة إلى»؟

الموظف دفع من جيبه، لكن الشركة هي التي ستسترد له المبلغ، ولهذا طلب أن تكون الفاتورة باسمها. في منشئ الفواتير الأساسي املأ بيانات العميل هكذا:

• الاسم: الاسم الرسمي للشركة كما يعطيك إياه، مثل «شركة الأفق للخدمات اللوجستية».
• العنوان: عنوان الشركة، ويمكنك إضافة سطر «لعناية: الأستاذ فهد العتيبي» ليعرف قسم الحسابات من صاحب الطلب.
• الرقم الضريبي أو السجل: اكتبه فقط إن أعطاك إياه الزبون، وانسخه حرفيًا. الخانة نص حر ولا تتحقق الأداة من صحته.
• البريد والهاتف: اختياريان، واترك ما لا تعرفه فارغًا.

مثال: سماعتان لمكتب شركة

موظف اشترى سماعتين بسعر 650 ريالًا للواحدة قبل الضريبة، ودفع كامل المبلغ بالبطاقة. نسبة الضريبة التي أدخلها المتجر 15:

المستحق صفر يخبر قسم الحسابات أن المبلغ دُفع بالكامل وقت الشراء، وهذا ما يحتاجه الموظف ليثبت أنه أنفق المال. وفي الملاحظات يمكنك كتابة «دُفع بالبطاقة في 14 سبتمبر، رقم الطلب 5531».

ما لا يجب أن تفعله

• لا تغيّر الأسعار أو التاريخ أو الكمية لتناسب ميزانية الموظف أو سياسة شركته. الفاتورة تسجل ما حدث فعلًا.
• لا تضف رقمًا ضريبيًا لنفسك إن لم تكن مسجلًا.
• لا تعِد إصدار الفاتورة باسم شخص آخر بعد إصدارها باسم الشركة دون أن توضح أن النسخة الأولى ملغاة.

فاتورة أم إيصال؟

بعض الشركات تطلب فاتورة، وبعضها يكتفي بإيصال يثبت الدفع. إن لم يعرف الزبون ما تطلبه شركته، يمكنك أن تعطيه الاثنين: الفاتورة بالمستحق صفر، وإيصالًا من منشئ الإيصالات بالمبلغ نفسه. وإن كانت شركته تشترط فاتورة ضريبية إلكترونية معتمدة، فهذه لا يصدرها هذا القالب البسيط، وينبغي أن تعرف قبل البيع ما إذا كان متجرك ملزمًا بإصدارها.