الشركة طلبت كتابة رقم أمر الشراء الخاص بها على الفاتورة، أين أضعه؟
لا توجد خانة مخصصة لرقم أمر الشراء في منشئ الفواتير، لذلك ضعه في مكان ظاهر تختاره أنت: سطر إضافي في عنوان العميل تحت «فاتورة إلى»، أو في بداية وصف البند الأول، أو في الملاحظات. المهم أن تنسخه حرفيًا كما ورد في أمر الشراء.
لماذا تهتم الشركات برقم أمر الشراء؟
في كثير من الشركات لا يدفع قسم الحسابات فاتورة إلا بعد مطابقتها بأمر شراء معتمد وبما استُلم فعلًا. إذا وصلت فاتورة بلا رقم أمر، فقد يضطر الموظف إلى البحث عنه يدويًا أو إعادتها إليك، وكل ذلك يؤخر دفعتك. كتابة الرقم بوضوح من البداية توفر هذه الجولة.
ثلاثة أماكن تصلح له
- عنوان العميل: خانة العنوان تقبل عدة أسطر، فأضف في آخرها سطرًا مثل «أمر الشراء: PO-7781». يُطبع تحت اسم العميل في رأس الفاتورة، وهو أول ما يراه الموظف.
- وصف البند الأول: مثل «عبوات هدايا كرتونية، حسب أمر الشراء PO-7781». مناسب إن كانت الفاتورة كلها لأمر واحد.
- الملاحظات: «رقم أمر الشراء الخاص بكم: PO-7781». تُطبع في آخر الفاتورة، فهي أقل بروزًا لكنها واضحة.
إن كانت الفاتورة تغطي أكثر من أمر شراء، فاكتب رقم كل أمر في وصف بنوده، ليعرف المحاسب أي بند يطابق أي أمر.
مثال: 200 عبوة هدايا لشركة
شركة طلبت 200 عبوة هدايا بسعر 18 ريالًا للعبوة، في أمر شراء رقمه PO-7781. أدخل المورد البيانات في منشئ الفواتير الأساسي مع نسبة ضريبة كتبها 15:
البند: عبوات هدايا كرتونية، حسب أمر الشراء PO-7781
الكمية 200 × سعر الوحدة 18.00 = 3,600.00
الضريبة (15%): 540.00 SAR
الإجمالي: 4,140.00 SAR
قبل الإرسال قارن ثلاثة أشياء بأمر الشراء: الكمية وسعر الوحدة والوصف. إن سلّمت 180 عبوة فقط لأن الباقي تأخر، فاكتب 180 لا 200، واذكر في الملاحظات أن الباقي سيصدر بفاتورة لاحقة. الفاتورة التي لا تطابق الكمية المستلمة قد تُرفض حتى لو كان رقم الأمر صحيحًا.
تفاصيل صغيرة تصنع فرقًا
- انسخ الرقم كما هو، بالحروف والشرطات والأصفار: PO-07781 وPO-7781 قد يكونان رقمين مختلفين في نظامهم.
- اكتب رقم أمر الشراء مرة واحدة في مكان ظاهر أفضل من تكراره في كل مكان.
- إن كنت أنت من يشتري من مورد، فأنشئ أمر الشراء بنفسك عبر منشئ أوامر الشراء واطلب من المورد أن يذكر رقمه في فاتورته.