هل تحتفظ أداة الإيصالات بأسماء العملاء والمبالغ التي أدخلها؟

ما الذي يحدث لبياناتك بالضبط؟

حين تكتب في الحقول وتضغط «إنشاء PDF»، يُحسب المبلغ ويُرسم الملف بالكامل على جهازك، بشيفرة تعمل داخل الصفحة نفسها. لا يوجد حساب تسجّل فيه، ولا قاعدة بيانات تُخزَّن فيها إيصالاتك، ولا نسخة احتياطية على الموقع. أغلق التبويب فيختفي كل ما كتبته.

بالنسبة لعملائك هذا يعني أن رقم جوالهم وبريدهم وعنوانهم والمبلغ الذي دفعوه لا ينتهي في مكان لا يعرفونه. ولك أنت يعني أنك لا تحتاج أن تثق بجهة ثالثة لتحفظ أسرار نشاطك.

الوجه الآخر: لا سجل ولا استرجاع

• لا يوجد سجل بالإيصالات السابقة. إن ضاع الملف فلن تجده في الأداة.
• لا تتذكر الأداة بيانات نشاطك، فتكتبها في كل مرة، أو تبقي الصفحة مفتوحة وتغيّر بيانات العميل والمبلغ فقط بين إيصال وآخر.
• إن أغلقت الصفحة قبل التنزيل، ضاع ما كتبته.
• لا تتذكر آخر رقم إيصال، فتسلسل الأرقام في سجلك أنت.

روتين حفظ يناسب هذا النوع من الأدوات

1. بعد إنشاء الإيصال في منشئ الإيصالات نزّل الملف فورًا، قبل أن ترسله لأي أحد.
2. احفظه في مجلد مخصص للإيصالات مرتب بالسنة. اسم الملف يحمل رقم الإيصال تلقائيًا.
3. سجّل الرقم والتاريخ والمبلغ واسم العميل في جدولك.
4. اجعل للمجلد نسخة احتياطية في مكان تثق به أنت، لأن الأداة لن تكون تلك النسخة.

حين ترسل الملف، تتغير الصورة

الخصوصية داخل الأداة لا تمتد إلى ما بعد التنزيل. حين ترسل الإيصال عبر الواتساب أو البريد يصبح في جهاز العميل وفي محادثتك وربما في أجهزة أخرى. لذلك اكتب في الإيصال ما يلزم فقط: اسم العميل ووسيلة تواصل واحدة تكفي عادةً، ولا حاجة لرقم الهوية أو العنوان الكامل إلا إن طلبه العميل. وإن دفع بالبطاقة فآخر أربعة أرقام تكفي.

والأمر نفسه ينطبق على منشئ الفواتير الأساسي وبقية أدوات المستندات في الموقع: كلها تعمل داخل المتصفح ولا تحفظ شيئًا.