كيف أعطي عميلًا خارجيًا إيصالًا بالدولار لحوالة دولية استلمتها؟

المثال: أُرسل 1,200 دولار ووصل 1,182.50

مصممة مستقلة في جدة أنهت مشروعًا لعميل في كندا بقيمة 1,200 دولار. أرسل العميل المبلغ كاملًا، لكن كشف حسابها الدولاري يُظهر 1,182.50 فقط، لأن بنكًا وسيطًا اقتطع 17.50 في الطريق. العميل يريد إيصالًا لحساباته، وهي تريد ألا يظن أنها تطالب بفرق لم تذكره.

1. في منشئ الإيصالات اختر «الإنجليزية» لغةً للمستند، فالعميل لا يقرأ العربية.
2. اختر USD عملةً، وأدخل 1182.5، فيظهر 1,182.50 USD.
3. اختر «تحويل بنكي»، واكتب في التفاصيل مرجع الحوالة كما يظهر في كشفك، مثل SWIFT ref 0924KX.
4. في سبب الدفع اكتب المشروع ورقم فاتورتك، وضع رقم الفاتورة في حقل الفاتورة المرجعية.
5. في الملاحظات اكتب: Amount sent: 1,200.00 USD. Intermediary bank fees deducted: 17.50 USD. Amount received: 1,182.50 USD.

لماذا المبلغ الواصل وليس المرسل؟

الإيصال يقول «استلمنا»، فالمبلغ الصحيح فيه هو ما استلمته. لو كتبت 1,200.00 USD فأنت تقرّ باستلام 17.50 لم تصلك. أما الملاحظة فتحفظ الصورة كاملة: العميل يرى أنه أرسل ما عليه، وأنت ترى لماذا يختلف كشفك عن فاتورتك. من يتحمل الرسوم في النهاية مسألة اتفاق بينكما، والأداة لا تقررها.

حين يحوّل بنكك المبلغ إلى الريال

إن كان حسابك بالريال، فالبنك غالبًا حوّل الدولارات إلى ريالات بسعر صرفه عند الوصول، والذي استلمته فعلًا ريالات. في هذه الحالة يمكنك أن تصدر الإيصال بالريال بالمبلغ الذي ظهر في كشفك، وتكتب في الملاحظات المبلغ الدولاري الذي أرسله العميل. الأداة لا تحوّل العملات ولا تعرف أسعار الصرف، فانقل الرقمين من كشفك كما هما.

تفاصيل صغيرة تفيد العميل الخارجي

• اكتب اسم نشاطك بالإنجليزية كما يظهر في فاتورتك، فالعميل سيبحث عنه بالاسم نفسه.
• اكتب التاريخ يوم ظهور المبلغ في حسابك، لا يوم إرسال العميل.
• إن لم يكن هناك رسوم وصل المبلغ كاملًا، فلا حاجة إلى ملاحظة الفرق أصلًا.

وإن احتاج العميل مستندًا بالبنود وساعات العمل أو المراحل، فهذا عمل الفاتورة عبر منشئ الفواتير الأساسي، والإيصال يكمّلها ولا يحل محلها.