العميل أضاع الإيصال، كيف أعطيه نسخة بنفس الرقم؟

ابحث أولًا عن الملف القديم

قبل أن تعيد كتابة أي شيء، ابحث عن الملف الأصلي. اسم الملف الذي نزّلته يحمل رقم الإيصال، مثل receipt-RCT-⁦2026-0023⁩.pdf، فابحث بالرقم في مجلد التنزيلات وفي البريد المرسل وفي المحادثة التي أرسلته فيها. إن وجدته فأرسله كما هو، فهذا أدق من أي إعادة كتابة.

إن لم تجده: أعد بناءه من سجلك

1. من جدول إيصالاتك أو دفترك، استخرج رقم الإيصال وتاريخه والمبلغ واسم العميل.
2. طابق المبلغ والتاريخ مع كشف الحساب أو سجل الصندوق، خصوصًا إن لم يكن عندك جدول.
3. في منشئ الإيصالات أدخل الرقم الأصلي نفسه، مثل RCT-⁦2026-0023⁩، وغيّر التاريخ من تاريخ اليوم إلى التاريخ الأصلي.
4. أدخل المبلغ 300، فيظهر 300.00 SAR، واختر الطريقة نفسها وسبب الدفع نفسه كما في الأصل قدر الإمكان.
5. في الملاحظات اكتب: «نسخة من الإيصال الأصلي رقم RCT-⁦2026-0023⁩، أُعيد إصدارها بتاريخ 21 سبتمبر 2026 بطلب العميل».
6. أنشئ الملف وأرسله، وسجّل في جدولك أنك أصدرت نسخة ومتى.

لماذا الرقم نفسه وليس رقمًا جديدًا؟

الإيصال الضائع يصف دفعة واحدة حدثت مرة واحدة. رقم جديد يعني في سجلك دفعتين، ومع الوقت قد يبدو أن العميل دفع مرتين أو أنك استلمت مرتين. الرقم الأصلي مع عبارة «نسخة» يقول الحقيقة: هذه الدفعة نفسها، في ورقة جديدة.

ما الذي لا تفعله

• لا تعتمد على المبلغ الذي يتذكره العميل. إن اختلف عن سجلك فالمرجع هو ما وصل فعلًا إلى حسابك.
• لا تغيّر سبب الدفع ليناسب حاجة جديدة عند العميل، كأن يطلب ذكر خدمة لم تكن في الأصل. النسخة تطابق الأصل.
• لا تترك تاريخ اليوم في حقل التاريخ، فهذا يجعل النسخة تبدو دفعة جديدة.
• لا تعيد إصدار إيصال لم تجد له أي أثر في سجلك أو كشفك.

وإن كان العميل يحتاج الإيصال ليثبت دفعة ضمن فاتورة، فقد تفيده الفاتورة المحدّثة عبر منشئ الفواتير الأساسي مع المبلغ في خانة «المدفوع»، إلى جانب النسخة.

حتى لا يتكرر الموقف

الأداة لا تحفظ شيئًا بعد إغلاق الصفحة، ولهذا من المفيد أن تحفظ كل إيصال تصدره في مجلد واحد مرتب، وأن تسجل رقمه في جدول. حين يضيع إيصال عند العميل بعد ذلك، يصبح الأمر رسالة واحدة ترسل فيها الملف الأصلي.