معلمة دروس خصوصية، كيف أعطي ولي الأمر إيصالًا برسوم الشهر؟
أصدري إيصالًا واحدًا لكل دفعة، يكون فيه ولي الأمر هو «الدافع»، ويذكر «سبب الدفع» اسم الطالب والمادة والشهر وعدد الحصص. الإيصال يحمل مبلغًا واحدًا بلا بنود، فإن كانت الرسوم بالحصة أو بالساعة فاحسبي مجموع الشهر أولًا ثم اكتبيه.
مثال: شهر أكتوبر لطالبة في الصف السادس
تدرّسين الرياضيات لطالبة في الصف السادس، ثماني حصص في الشهر مدة كل منها ساعة ونصف، بأجر 50 ريالًا للساعة، إضافة إلى مذكرة تمارين مطبوعة كلّفت 40.25 ريالًا. دفعت والدتها المبلغ كاملًا في نهاية الشهر.
أولًا احسبي أجر الحصص. في حاسبة ساعات العمل أدخلي الحصص الثماني من 16:00 إلى 17:30 بأجر 50 للساعة، فتحسب الأداة 12 ساعة وأجرًا قدره 600.00. أضيفي تكلفة المذكرة 40.25، فيصبح مجموع الشهر 640.25 ريالًا.
تعبئة الإيصال
- في منشئ الإيصالات اكتبي رقم الإيصال، ويمكن أن يحمل الشهر، مثل TUT-2026-10.
- أدخلي المبلغ 640.25 والعملة SAR، فيظهر 640.25 SAR.
- اختاري طريقة الدفع التي دفعت بها الأم فعلًا، مع رقم الحوالة إن كانت تحويلًا.
- في «سبب الدفع» اكتبي: «رسوم دروس الرياضيات للطالبة سارة، شهر أكتوبر: 8 حصص (600 ريال) ومذكرة تمارين (40.25 ريال)».
- في «بيانات العميل (الدافع)» اكتبي اسم ولي الأمر، لا اسم الطالبة، فهو من دفع.
- أنشئي الملف وأرسليه للأم في المحادثة التي تتفقان فيها على المواعيد.
لماذا يفيد التفصيل في سبب الدفع؟
في منتصف الشهر التالي قد تسأل الأم: «هل دفعت حصة التعويض؟» أو يسأل الأب عن رسوم شهر مضى. إيصال مكتوب فيه عدد الحصص والفترة يجيب دون أن تبحثي في المحادثات. وحقل سبب الدفع يتسع لمئتي حرف، فيكفي لسطر مثل المثال أعلاه. وإن احتجتِ أكثر، كتواريخ الحصص، فضعيها في الملاحظات.
حالات تتكرر مع الدروس الخصوصية
- أخوان يدرسان عندك ودفع الأب عنهما معًا: إيصال واحد بالمبلغ الكامل، مع اسميهما وعدد حصص كل منهما في سبب الدفع.
- دفع مقدم لشهرين: إيصال واحد بمبلغ الدفعة، ويذكر سبب الدفع الشهرين صراحةً.
- حصة أُلغيت وستُعوَّض: اكتبي ذلك في الملاحظات حتى لا يُحسب الأجر مرتين.
- العملة غير الريال لطالب خارج المملكة: اختاري العملة التي دُفع بها فعلًا من القائمة.
وإن أراد ولي الأمر مستندًا بالحصص سطرًا سطرًا بالتاريخ والأجر، فهذا شكل فاتورة وليس إيصالًا، لأن الإيصال هنا مبلغ واحد.
أسئلة شائعة
هل أصدر إيصالًا لكل حصة؟
لا حاجة لذلك إلا إن كان الدفع لكل حصة. الإيصال يتبع الدفعة: دفعة شهرية تعني إيصالًا شهريًا.
هل تحفظ الأداة بيانات أولياء الأمور لأستخدمها الشهر القادم؟
لا، لا يُحفظ شيء بعد إغلاق الصفحة، فستكتبين البيانات من جديد كل شهر.