العميل دفع قسطين من ثلاثة وتأخر، كيف أرسل له الفاتورة بالمتبقي؟

لماذا الفاتورة نفسها وليس فاتورة جديدة؟

لأن الدين واحد. لو أصدرت فاتورة جديدة برقم جديد بقيمة القسط المتبقي، فسيبدو في سجلات العميل كأنه طلب جديد، وقد يدفعه ويظن أن الفاتورة الأصلية ما زالت مفتوحة، أو يرفضه لأنه لا يعرف مصدره. إعادة إرسال الفاتورة الأصلية مع تحديث المدفوع يبقي كل شيء في مكانه.

المشكلة أن منشئ الفواتير الأساسي لا يحفظ الفواتير. لذلك تحتاج إلى نسختك الأصلية من ملف PDF لتنقل منها البيانات كما هي: الرقم والتاريخ والبنود والأسعار. أي اختلاف ولو في وصف بند يجعل الفاتورتين تبدوان مختلفتين.

الخطوات مع مثال

مشروع تجهيز متجر إلكتروني بقيمة 9,000 ريال، على ثلاثة أقساط متساوية قيمة كل منها 3,000. وصل القسطان الأول والثاني، ثم توقف العميل عن الرد منذ 1 سبتمبر.

1. افتح نسختك من الفاتورة INV-⁦2026-0019⁩ وانقل بياناتها كما هي، بما فيها تاريخ الإصدار الأصلي.
2. في خانة المدفوع اكتب مجموع ما وصل: ⁦3,000 + 3,000 = 6,000⁩.
3. في الملاحظات اكتب: «تذكير: القسط الثالث متأخر منذ 1 سبتمبر. استُلم القسط الأول في 5 يوليو والثاني في 4 أغسطس».
4. أنشئ الملف وراجع أن المستحق يطابق القسط المتبقي.

وبعد القسط الأول وحده كانت الفاتورة ستُظهر مدفوعًا 3,000.00 ومستحقًا 6,000.00. أي أن كل تحديث لخانة المدفوع يحرك المستحق بدقة.

ماذا تكتب في رسالة التذكير؟

اجعلها قصيرة ومحددة، والأرقام تتكلم عنك: «مرحبًا أستاذ خالد، أرفقت الفاتورة INV-⁦2026-0019⁩ محدثة بالقسطين المستلمين، وشكرًا عليهما. المتبقي 3,000 ريال، وكان موعده 1 سبتمبر. هل يناسبك التحويل هذا الأسبوع؟». سؤال في النهاية يدعو إلى الرد أفضل من جملة تهديد.

انتبه لهذه التفاصيل

• إذا كان تاريخ الاستحقاق الأصلي قد مر، فالأداة تقبله ما دام بعد تاريخ الفاتورة أو في يومه، فلا تغيره.
• لا تغيّر الأسعار ولا تضف رسوم تأخير إلا إذا كان الاتفاق المكتوب ينص عليها.
• احفظ النسخة المحدثة باسم مختلف في أرشيفك حتى لا تضيع الأصلية.
• عندما يصل القسط الأخير، أعطِ العميل إيصالًا من منشئ الإيصالات يذكر رقم الفاتورة.