أورّد الكيك لمقهى كل أسبوع، كيف أجمع الطلبات في فاتورة واحدة آخر الشهر؟
اجعل كل توريدة بندًا مستقلًا في الفاتورة، واكتب تاريخها في الوصف، مثل «تشيز كيك، توريد 7 سبتمبر»، مع كمية ذلك الأسبوع وسعر القطعة. الأداة تجمع البنود وتعطيك إجمالي الشهر، ويستطيع المقهى أن يطابق كل سطر بما استلمه في ذلك اليوم.
لماذا بند لكل توريدة وليس بندًا واحدًا للشهر؟
بند واحد يقول «47 قطعة تشيز كيك» صحيح حسابيًا، لكنه يترك المقهى أمام سؤال: من أين جاء الرقم 47؟ مدير المقهى لديه على الأغلب سجل استلام أو رسائل واتساب لكل توريدة. حين يرى أمامه أربعة أسطر بأربعة تواريخ، يطابقها بسجله في دقيقة ويحوّل. وإن كان هناك خلاف في توريدة واحدة، فالنقاش يدور حول سطر واحد لا حول الفاتورة كلها.
المثال: شهر سبتمبر
صاحبة مشروع منزلي للحلويات تورّد تشيز كيك لمقهى كل يوم اثنين، بسعر 95 ريالًا للقطعة. لم تكتب نسبة ضريبة. هذا ما أدخلته في منشئ الفواتير الأساسي:
تشيز كيك، توريد 7 سبتمبر: 12 × 95.00 = 1,140.00
تشيز كيك، توريد 14 سبتمبر: 10 × 95.00 = 950.00
تشيز كيك، توريد 21 سبتمبر: 14 × 95.00 = 1,330.00
تشيز كيك، توريد 28 سبتمبر: 11 × 95.00 = 1,045.00
الإجمالي: 4,465.00 SAR
اجعل تاريخ الفاتورة آخر يوم في الشهر أو يوم إصدارها، وضع تاريخ استحقاق متفقًا عليه، مثل عشرة أيام بعده، واكتب بيانات التحويل في تعليمات الدفع.
حالات تتكرر في التوريد الأسبوعي
- أصناف مختلفة في التوريدة الواحدة: اجعل لكل صنف سطرًا بالتاريخ نفسه، مثل «براونيز، توريد 14 سبتمبر».
- قطع مرتجعة أو تالفة: الأداة لا تقبل كمية سالبة، فاكتب الكمية المقبولة فعلًا في سطر التوريدة، واذكر المرتجع في الملاحظات.
- سعر تغيّر في منتصف الشهر: كل سطر يحمل سعره، فاكتب السعر الجديد في أسطر التوريدات التي تلت التغيير.
- مقهى يطلب فاتورة كل أسبوعين: الطريقة نفسها، بعدد أسطر أقل.
نظّم سجلك أنت أيضًا
الأداة لا تتذكر توريدات الشهر، فأنت من يجمعها. احتفظ بورقة أو ملاحظة على جوالك تسجل فيها تاريخ كل توريدة وكميتها لحظة التسليم، ومن الأفضل أن يوقع أو يرسل لك موظف المقهى تأكيدًا بالاستلام. وفي آخر الشهر انقل الأسطر كما هي.
وإن أردت أن تعرف كم أنفقت على المكونات والتغليف في الشهر نفسه لتحسب ربحك، فاجمع فواتير مشترياتك في ملخص عبر ملخص المصروفات وقارنه بإجمالي فواتيرك.