هل أرسل الفاتورة للعميل على واتساب كملف PDF أم كصورة؟

ما الذي يضيع في لقطة الشاشة؟

• الوضوح: الأرقام في جدول البنود وخط التذييل صغيرة، والصورة المضغوطة قد تجعل 8 تشبه 3 أو 6.
• الصفحات: لقطة الشاشة تلتقط ما يظهر على الشاشة فقط. فاتورة من صفحتين تحتاج صورتين، والعميل قد لا ينتبه للثانية.
• النسخ: العميل يريد نسخ الآيبان أو رقم الفاتورة ليحوّل. من ملف PDF يستطيع نسخ النص اللاتيني والأرقام، ومن الصورة لا يستطيع ذلك بسهولة.
• الأرشفة: قسم الحسابات يحفظ ملفات PDF في مجلداته، أما الصور فتضيع في معرض الجوال.

ملاحظة صريحة: النص العربي المنسوخ من ملف PDF قد يُلصق بترتيب غير صحيح، وهذا قيد معلن في الأداة. لذلك اكتب الآيبان والأرقام المهمة بحروف لاتينية وأرقام غربية كما هي في كشف حسابك.

خطوات الإرسال الصحيحة

1. أنشئ الفاتورة في منشئ الفواتير الأساسي ونزّل الملف، وليكن رقمها لاتينيًا مثل INV-⁦2026-0051⁩ ليظهر في اسم الملف.
2. في محادثة العميل على واتساب، اضغط على أيقونة المرفقات واختر «مستند»، لا «الصور».
3. اختر الملف من مجلد التنزيلات، وسيراه العميل باسم الملف.
4. اكتب سطرًا قصيرًا مع الملف يذكر المبلغ وتاريخ الاستحقاق.

مثال على رسالة مرافقة

مصممة ترسل فاتورة خمسة تصاميم لمنشورات إنستغرام بسعر 120 ريالًا للتصميم، بلا ضريبة. إجمالي الفاتورة من الأداة 600.00 SAR، والرسالة:

الرسالة لا تكرر كل شيء، بل تعطي العميل الرقمين اللذين يحتاجهما ليقرر، وتحيله إلى الملف في الباقي.

وإن كان العميل يفضل التواصل من رابط؟

بعض أصحاب المتاجر يضعون في صفحتهم رابطًا مباشرًا لمحادثتهم على واتساب برسالة جاهزة، يمكنك إنشاؤه عبر منشئ روابط واتساب. هذا الرابط يفتح محادثة نصية فقط ولا يرفق ملفات، فأرسل الفاتورة بعدها كمستند داخل المحادثة كما في الخطوات. ولا تضع ملف الفاتورة في رابط عام أو مجموعة، فهي تحمل بيانات العميل وحسابك البنكي.