شروح مستندات العملاء والتواصل

204 شروح في هذا القسم. اختر السؤال الأقرب إلى سؤالك، أو تصفّح حسب الأداة. صفحة 3 من 9

• كيف أصدر فاتورة بالدينار البحريني وأحسب الضريبة لأقرب فلس؟عند اختيار BHD تنتقل كل المبالغ إلى ثلاث خانات عشرية، ويُقرَّب كل بند والضريبة إلى أقرب فلس. مثال محسوب بنسبة تدخلها أنت.
• عميلي السعودي قسم محاسبته يقرأ الإنجليزية، هل أصدر الفاتورة باللغتين؟خيار «ثنائي اللغة» يطبع كل عنوان بالعربية والإنجليزية في صفحة من اليمين إلى اليسار، لكنه لا يترجم وصف البنود. متى تختاره وكيف تكتب البنود.
• لماذا أصبح الرقم البارز في الفاتورة هو المبلغ المستحق وليس الإجمالي؟بمجرد إدخال مبلغ مدفوع تضيف الأداة سطري المدفوع والمبلغ المستحق وتبرز المستحق، لأنه ما بقي على العميل. متى يحدث ذلك وكيف تعيد الإجمالي إلى الواجهة.
• العميل دفع قسطين من ثلاثة وتأخر، كيف أرسل له الفاتورة بالمتبقي؟أعد إنشاء الفاتورة بالرقم والتاريخ نفسيهما، واجمع الأقساط المستلمة في خانة المدفوع، وأضف ملاحظة تذكير. هكذا يرى العميل المتبقي بالضبط.
• أبيع بأسعار شاملة الضريبة، كيف أطلع فاتورة تظهر السعر قبل الضريبة والضريبة؟الأداة تضيف الضريبة فوق سعر الوحدة، فأدخل السعر قبل الضريبة. كيف تستخرجه من السعر الشامل، ومتى يظهر فرق هللة، مع مثال 57.50 ريال.
• الشركة طلبت كتابة رقم أمر الشراء الخاص بها على الفاتورة، أين أضعه؟لا توجد في الأداة خانة مخصصة لرقم أمر الشراء، فضعه حيث يراه قسم الحسابات: في بيانات العميل أو في وصف البند الأول أو في الملاحظات. مع مثال مطابق للأمر.
• زبون اشترى من متجري ويطلب فاتورة باسم شركته ليسترد المبلغ، ماذا أكتب؟ضع اسم الشركة وعنوانها ورقمها الضريبي أو السجل في بيانات العميل، واكتب البنود بالأسعار الفعلية، وأدخل المبلغ كاملًا مدفوعًا ليظهر المستحق صفرًا.
• هل تُحسب الضريبة في الفاتورة على مصاريف السفر التي أضيفها كبند؟الأداة تطبق نسبة ضريبة واحدة على كل البنود بعد الخصم، فأي مصروف تضيفه كبند يُحسب عليه الضريبة مثل أتعابك. مثال مصور بمبلغ 2,500 درهم ومصاريف 300.
• كيف أطلع فاتورة جملة فيها 120 صنفًا على عدة صفحات بشكل مرتب؟حتى 200 بند في الفاتورة الواحدة، مع تكرار رأس الجدول والتذييل ورقم الصفحة في كل صفحة، والمجاميع في النهاية. ما يجب أن تعرفه قبل إدخال 120 صنفًا.
• لماذا اسم ملف الفاتورة المحمَّل invoice.pdf فقط دون رقم الفاتورة؟اسم الملف يُبنى من رقم الفاتورة بالحروف اللاتينية والأرقام الغربية فقط، فالرقم المكتوب بالعربية يختفي من الاسم. كيف تكتب الرقم ليظهر في اسم الملف.
• هل منشئ الفواتير أفضل من قالب فاتورة في إكسل؟مقارنة صريحة: المنشئ يقرّب كل بند بدقة ويكشف الأخطاء ويخرج PDF بعربية سليمة، والإكسل يحفظ السجل ويسمح بأعمدة خاصة. ولماذا يجمع كثيرون بينهما.
• لست مسجلًا في ضريبة القيمة المضافة، هل أترك خانة الضريبة فارغة أم أكتب صفرًا؟الخانة الفارغة تحذف سطر الضريبة من الفاتورة، وكتابة صفر تطبع سطر «الضريبة (0%)» بقيمة 0.00. الفرق في ما يفهمه العميل، ولماذا لا تضع رقمًا ضريبيًا لا تملكه.
• هل أرسل الفاتورة للعميل على واتساب كملف PDF أم كصورة؟أرسلها ملف PDF كمستند لا كلقطة شاشة: واتساب يضغط الصور عادة فتتشوش الأرقام الصغيرة، والملف يبقى حادًا وقابلًا للطباعة بكل صفحاته. مع خطوات الإرسال.
• أورّد الكيك لمقهى كل أسبوع، كيف أجمع الطلبات في فاتورة واحدة آخر الشهر؟بند لكل توريدة بتاريخها وكميتها، والأداة تجمع الشهر. هكذا يطابق المقهى كل توريدة بسجلاته، مع مثال أربع توريدات بإجمالي 4,465 ريالًا.
• كيف أعطي الزبون إيصالًا موقّعًا لمبلغ استلمته نقدًا في بسطة أو معرض؟كيف تعطي الزبون إيصالًا مطبوعًا وموقّعًا بيدك لمبلغ دفعه نقدًا في بسطة أو جناح معرض: طريقة الدفع، وسطر التوقيع، ونسختك أنت.
• ما بيانات البطاقة التي يمكنني كتابتها بأمان في إيصال دفع بالبطاقة؟عند استلام مبلغ بالبطاقة: ما الذي يكفي في حقل التفاصيل لمطابقة العملية لاحقًا، وما الذي لا يجوز أن يظهر في أي إيصال مهما طلب العميل.
• كيف أصدر إيصالًا لمبلغ وصلني عن طريق STC Pay؟المحافظ وتطبيقات الدفع ليست ضمن قائمة الطرق الأربع في منشئ الإيصالات، والحل خيار «أخرى» مع اسم التطبيق ورقم العملية. هكذا تكتبه.
• كيف أصدر إيصالًا للدفعة الثانية من فاتورة مقسطة؟عميل يسدد فاتورة على ثلاث دفعات: كيف تصدر إيصالًا لكل دفعة يربطها برقم الفاتورة، وكيف يبقى المتبقي واضحًا للطرفين دون خلط.
• العميل أرسل صورة التحويل ويطلب سند القبض الآن، هل أصدره قبل وصول المبلغ لحسابي؟صورة شاشة التحويل ليست وصول المبلغ. لماذا تنتظر حتى يظهر المال في حسابك قبل إصدار سند القبض، وماذا ترسل للعميل المستعجل في الأثناء.
• كيف أكتب سند قبض لتأمين مسترد على معدات مؤجرة لحفلة؟تؤجر معدات صوت أو إضاءة أو خيمة وتأخذ تأمينًا يُعاد عند الإرجاع: كيف تكتب سند القبض بحيث يفهم العميل أنه مسترد ومتى وبأي شروط.
• كيف أكتب المبلغ كتابةً (تفقيط) في سند القبض؟منشئ الإيصالات يطبع المبلغ بالأرقام فقط. إن أردت المبلغ كتابةً فهذا مكانه في السند، وهكذا تكتبه وتراجعه حتى لا يختلف عن الرقم.
• كيف أعطي عميلًا خارجيًا إيصالًا بالدولار لحوالة دولية استلمتها؟عميل من خارج الخليج حوّل لك بالدولار ووصل مبلغ أقل بسبب رسوم البنوك. كيف تصدر له إيصالًا بالإنجليزية بالعملة والمبلغ الصحيحين.
• لماذا يطلب مني منشئ الإيصالات تعبئة تفاصيل طريقة الدفع عند اختيار أخرى؟الملف لا يُنشأ والحقل مظلّل باللون الأحمر؟ مع خيار «أخرى» يصبح حقل التفاصيل هو اسم طريقة الدفع نفسها. هذا السبب، وهكذا تملؤه.
• هل أرقّم سندات القبض بتسلسل مستقل عن أرقام الفواتير؟سلسلة أرقام خاصة بالسندات تمنع الخلط بينها وبين الفواتير، وحقل الفاتورة المرجعية يربط بينهما. كيف تبني النظام وأين تحفظ آخر رقم استخدمته.